Digitalisierung ist aktuell eines der Topthemen – sie findet an etlichen Stellen, in allen Branchen statt. Digitalisierung wird häufig als „die Umwandlung von Text, Bildern oder Ton in eine digitale Form, die von einem Computer verarbeitet werden kann“ beschrieben. Jedoch ist sie viel mehr als die Umwandlung von etwas „Papierbasierten“ oder Analogen in etwas Digitales.

 

Die Digitalisierung bietet einen deutlich vereinfachten Austausch von Daten sowie durch die so entstehenden, zentralen Datenmengen auch viele Möglichkeiten der Datenauswertung, wie z.B. auch der Erkennung von Mustern (mehr zu diesem Thema finden Sie in unserer KI-Serie auf diesem Blog). Sie kann sich damit auch maßgeblich auf Prozesse und Systeme von Unternehmen auswirken sowie auf z.B. deren Logistik- und Lieferketten.

 

In genau diesem Bereich der Logistik, der Lieferketten und der Prozesse findet sich auch das heutige Thema, denn dieser Blogbeitrag beschäftigt sich mit digitalen Lieferscheinen.

 

Das Konzept der digitalen Lieferscheine

Logistikprozesse sind heutzutage schon weitgehend digitalisiert und laufen zu großen Teilen automatisch ab – entsprechend fehl am Platz wirken daher die verwendeten Lieferscheine aus Papier. Papierlieferscheine sind bis heute aber noch die Regel.

Aus diesem Grund starteten die Bundesvereinigung Logistik (BVL) und GS1 Germany im Jahr 2020 das Projekt „Digitaler Lieferschein“. Im dritten Quartal 2021 wirkten 20 Unternehmen aus Konsumgüterindustrie, Handel und Logistik an einem ersten Praxistest mit – dabei wurden Transporte über vier Wochen durch den neuen, digitalen Lieferschein begleitet.

 

Die Tests liefen erfolgreich, entsprechend sollen noch dieses Jahr Lösungen für die Thematik auf den Markt gebracht werden. Offene und standardisierte Schnittstellen sollen allen Beteiligten, also z.B. Versendern, Empfängern und Logistikdienstleistern, die technische Anbindung ermöglichen.

 

Digitale Lieferscheine mit SAP

Wie können digitale Lieferscheine aktuell mit SAP umgesetzt werden? Hierfür werden aktuell noch externe Lösungen verwendet, die an das SAP-System angebunden werden.

 

Meist läuft dies so ab, dass die Lieferscheine im PDF über einen Barcode bei der Lieferung vorliegen und auch per Tablet oder Handy angezeigt werden können, da die Verarbeitung der Lieferscheine meist mobil erfolgt. In dieser digitalen Form ist auch das Unterschreiben der Lieferscheine möglich. Zu diesem Vorgang gibt es mehrere Lösungen, die die Unterschriftverwaltung übernehmen. Das PDF kann dafür klassischerweise über das SAP-System über eine Schnittstelle geöffnet werden. Nach der Bearbeitung werden die Daten dann auch wieder an das SAP-System übermittelt und dort als Anlage, die im Nachhinein auch wieder aufgerufen werden kann, abgelegt.

 

Durch entsprechende Lösungen sind folglich das Drucken, das händische Unterschreiben und schließlich das Scannen des Lieferscheins nicht mehr notwendig. Diese werden lediglich über eine digitale Funktion einfach und vor allem schneller als bisher abgewickelt. Durch die reduzierten manuellen Tätigkeiten werden so Fehler vermieden, der Prozess beschleunigt und weniger Kapazitäten gebunden. Da auch die Archivierung im SAP-System erfolgt, ist das Sammeln von Papierbelegen nicht mehr nötig.

 

Über weitere Funktionen können die eingelesenen Lieferscheine auch direkt gegen die SAP-Stammdaten geprüft und gebucht werden. Denkbar sind auch generell automatische Buchungen des Wareneingangs, über die automatische Erkennung und anschließender Buchung eingehender Lieferscheine.

 

Viele solcher Lösungen existieren bereits seit längerer Zeit. Mit dem Projekt der Bundesvereinigung Logistik (BVL) und GS1 Germany soll jedoch ein neues Ziel erreicht werden: eine einheitliche Plattform für alle an der Lieferkette beteiligten Akteure. Gegen Ende des Jahres soll hier, wie bereits beschrieben, eine Lösung auf den Markt gebracht werden.

 

Vorteile von digitalen Lieferscheinen

Als Hauptvorteile finden sich die schnellere Identifikation der Lieferungen, eine gesteigerte Prozesstransparenz (Daten stehen allen beteiligten Personen zentral zur Verfügung), ein geringerer Arbeitsaufwand sowie eine verringerte Fehlerquote. Zudem können auch Sprachbarrieren überwunden werden, da lediglich Bar- bzw. QR-Codes gescannt werden müssen.

 

Das Konzept der digitalen Lieferscheine als zentrale Plattform wird jedoch nur mit einer weiten Verbreitung erfolgreich sein. Dabei müssen alle Anforderungen der Beteiligten entlang der Supply-Chain berücksichtigt werden. Das Ziel ist hier, einen Standard mit offenen und klar definierten Schnittstellen zu erreichen.

 

Fazit

Hinsichtlich der allgemein voranschreitenden Digitalisierung wirken die Papierlieferscheine schon lange veraltet. Entsprechend können mit Hilfe von digitalen Lieferscheinen einige Vorteile erzielt werden.

 

Sie sind interessiert und möchten weitere Informationen zum Thema erhalten? Dann melden Sie sich bei uns – unsere Berater helfen Ihnen gerne weiter! Zusammen finden wir eine passende Lösung für Sie und Ihr Unternehmen.