Grundlagen zur Archivierung in SAP – Teil 1

Das In-Memory-Datenbanksystem von SAP besticht durch extreme Kapazitäten und Funktionen. Mehrere Terabyte an Daten können so problemlos verarbeitet werden. Diese Kapazitäten werden auch benötigt, da in einem Unternehmen täglich mehr und mehr Daten anfallen.

Um Nachteilen über die stetige Vergrößerung der Datenbankentabellen entgegenzuwirken, sollten nicht mehr operativ genutzte Daten aufbewahrt werden. Gesetzliche Vorschriften verhindern zunächst die komplette Löschung der Daten. Deshalb beschäftigen wir uns heute mit genau dieser Thematik: Der Archivierung in SAP.

Für was steht eigentlich die Datenarchivierung im SAP-System?

Generell dient die Datenarchivierung dazu, nicht mehr benötigte Massendaten aus der produktiven Datenbank zu entfernen, diese jedoch auswertbar aufzubewahren.
Daten werden im SAP-System über Archivierungsobjekte in Archivdateien ausgelagert.

Der Archivierungsvorgang gliedert sich in vier Schritte:

1. Vorlauf (Löschkennzeichen):
   Der Vorlauf kennzeichnet die zu archivierenden Daten. Der Vorlauf kann vom Archivierungslauf auch zeitlich unabhängig betrieben werden.
2. Erzeugung von Archivdateien:
   Bei der Archivierung werden die zu archivierenden Daten zunächst sequentiell in neu erzeugte Archivdateien geschrieben.
3. Start des Löschprogramms:
   Auf der Grundlage der erzeugten Archivdateien werden die Daten durch das Löschprogramm aus der Datenbank entfernt.
4. Ablage der Archivdateien:
   Die erzeugten Archivdateien können anschließend auf einem Ablagesystem (z.B. via ArchiveLink) abgelegt oder z.B. manuell auf Band gezogen werden. Die Ablage auf dem Ablagesystem kann automatisch oder manuell angestoßen werden.

Mit der Aufbewahrung der Daten ergeben sich folgende Vorteile:

• Eine Reduzierung der Daten führt zur Kostenersparnis.
• Verbessert die Leistung von SAP-Anwendungen.
• Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur Datenaufbewahrung.
• Daten können im Notfall oder bei Audits „zurückgeholt“ werden.
• Systemupgrades- und Migrationen können kosteneffizienter durchgeführt werden.

Abgrenzung von SAP ILM und Data Aging

SAP ILM stellt neben der normalen Datenarchivierung noch weitere automatisierte Prozesse zur Verfügung. Dazu gehört die Löschung von personenbezogenen Daten unter Einhaltung der DSGVO. Im Gegensatz zur normalen Datenarchivierung, bietet SAP ILM mit dem Retention Management die Möglichkeit den kompletten Lebenszyklus zu verwalten. Unter Verwendung des Retention-Warehouse-System können außerdem archivierte Daten aus Altsystemen in ein eigenständiges Warehouse zu übernehmen.

Bei Recherchen fällt im Zusammenhang mit Datenarchivierung häufig der Begriff Data Aging. Allerdings hat Data Aging wenig mit der eigentlichen Datenarchivierung zu tun. Daten werden von häufig genutzten Datenbanktabellen in „historische“ Tabellen verschoben. Dabei wird in Hot und Cold Data unterschieden. Heiße Daten sind aktuelle Daten und kalte Daten nicht benutzte Daten, welche ungebraucht auf der Datenbank liegen. Eine Datenbanktabelle kann von Cold Data entlastet werden, um schnellere Reaktionszeiten zu gewährleisten.

Archivierungsprojekt planen

Bevor ein Archivierungsprojekt angegangen wird, sollten die größten Datenbanktabellen, sowie diese mit dem schnellsten Datenwachstum identifiziert werden. Auf Basis der Auswertungen kann wie in der folgenden Abbildung zu sehen, ein Projekt nach einer Best Practice Methode durchgeführt werden.

Da das Datenwachstum insbesondere mit der Industrie 4.0 immer weiter voranschreitet, sollte beim Thema Archivierung kein Bogen drum herum gemacht werden. Datenmengen lassen sich nicht von heute auf morgen reduzieren. Am besten wird ein Archivierungsprojekt direkt mit der Inbetriebnahme neuer Module eingeführt. Darüber hinaus kann ein Archivierungsprojekt beim Umstieg auf S/4HANA anfallen, insbesondere SAP-ILM bietet mit dem Retention-Warehouse-System eine gute Lösung zur Stilllegung der Altsysteme.

Vorschriften zur Archivierung vom Gesetzgeber

Der Gesetzgeber hat klare Vorgaben zu den Aufbewahrungsfristen von elektronischen geschäftsrelevanten Informationsobjekten getroffen. Die genauen Regeln sind in §238 und §257 HGB definiert. Generell beträgt die Aufbewahrungsdauer je nach Dokument zwischen Sechs und Zehn Jahren. Die Dokumente müssen innerhalb dieser Aufbewahrungsfrist jederzeit aufrufbar zur Verfügung stehen.

Der Aufbewahrungsort muss außerdem Revisionssicher sein. Folgende Kriterien müssen daher erfüllt sein:

• Prüfbarkeit
• Ordnungsmäßigkeit
• Nachvollziehbarkeit
• Vollständigkeit

Viele externe Speicherortanbieter sind bereits SAP zertifiziert und erfüllen die gesetzlichen Vorgaben.

Eine größere Hürde stellt die DSGVO konforme Archivierung dar. Nicht alle personenbezogene Daten können 10 Jahre aufbewahrt werden und müssen vorher gelöscht werden. Vor allem im HR-Bereich muss daher ein solides Löschkonzept konzipiert sein.

Archivierungsobjekte in SAP

Wie bereits anfangs erwähnt, werden alle Daten über Archivierungsobjekte archiviert. Ein Archivierungsobjekt beschreibt welche Datenobjekte gebündelt werden müssen, um ein abgeschlossenes Objekt zu erhalten. Zwischen den Archivierungsobjekten können außerdem Abhängigkeiten in Form von Vorgängern bestehen, welche zuerst archiviert werden sollten. Benötigt wird ein Archivierungsobjekt schließlich für den Archivierungsprozess über die Transaktion SARA.

Die Vorgänger zum Archivierungsobjekt des Business Partners für den Kunden zeigt folgende Abbildung:

Die genaue Netzplanstruktur kann über die Transaktion AOBJ eingesehen werden. Die Struktur kann je nach Anwendungsfall erweitert werden.

Das Archivierungsobjekt zum Business Partner (CA_BUPA) zeigt, wieso ein Archivierungsprojekt grundlegend von „unten“ nach „oben“ aufgezogen werden sollte. Sämtliche Abhängigkeiten müssen in einem System identifiziert werden. Oftmals ist ein Archivierungsobjekt nur die Spitze des Eisbergs.

Aufgrund der gesteigerten Komplexität sollten Archivierungsobjekten in folgender Reihenfolge angegangen werden:

• Technisch (IDoc’s, Anwendungslogs, etc.)
• Transaktionale Daten
• Stammdaten

Fazit

Die Archivierung von Daten und Dokumenten ist wichtig und wird auch von der SAP empfohlen, um in den weiteren Jahren ein performantes System zu gewährleisten. Die archivierten Daten werden später für Wirtschaftsprüfer revisionssicher aufbewahrt und erfüllen die gesetzlichen Vorgaben.

Je früher mit der Archivierung begonnen wird, desto besser. Am besten wird ein Archivierungskonzept direkt bei Neueinführung eines Moduls geplant. Falls Sie dazu Fragen haben und ein entsprechendes Projekt durchführen möchten, kontaktieren Sie uns – unsere Berater helfen Ihnen gerne! 

Und falls sie weiter an der Thematik interessiert sind, schauen sie wieder in diesem Blogvorbei, denn in Teil 2 wird die Archivierung über die Transaktion SARA genauer beschrieben.