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06.12.2022 | Daniel Rösch
Dokumentenmanagement stellt einen relevanten und komplexen Bereich im Business dar. Den Überblick über alle Dokumente zu behalten kann analog wie digital zu einer großen Herausforderung werden – vor allem, wenn die Digitalisierung noch nicht komplett abgeschlossen ist und analoge parallel zu den digitalen Formaten existieren. So ist die digitale Akte z.B. nur teilweise vollständig, da die fehlenden Elemente analog vorliegen.
Hierfür hat Beconex jedoch einen Lösungsansatz entwickelt: Die kollaborative Dokumentenintegration mit Scanaufgaben in SAP® über die CaptureQueue. Und diese werden wir im heutigen Blogbeitrag vorstellen. Alle Informationen und Bilder haben wir hierbei von Beconex´ Broschüre übernommen.
Trotz der vielen Vorteile von SAP- und anderen ERP-Systemen, stehen deren Benutzenden weiterhin vor der Herausforderung, physische Dokumente zu digitalisieren, weiterzuleiten und zum entsprechenden Geschäftsobjekt zuzuordnen. Die Abhängigkeit von manuellen Verfahren bei der Integration von Dokumenten kann zu Fehlern und gesteigerten Kosten führen.
Wie alle BECONEX Send2SAP Lösungen, ermöglicht die Capture-Queue die Weiterleitung und Archivierung digitalisierter Dokumente zu automatisieren. Sie lässt sich leicht an die Struktur und Prozesse Ihrer Organisation anpassen und kann in Kombination mit mehreren Eingabequellen verwendet werden. So werden die Erfassung und Integration physischer und digitaler Dokumente zu einen transparenten, flexiblen und benutzerfreundlichen Prozess.
Darüber hinaus können Sie mit den Funktionalitäten von Capture-Queue Scan-Aufgaben an SAP- und Nicht-SAP-Benutzende zuweisen, um die Arbeitsbelastung besser auf die Mitarbeitenden zu verteilen, die direkten Zugriff auf die relevanten Dokumente haben. Dies führt zu einem effizienteren Prozess und trägt zur Zusammenarbeit bei. Dabei kann die CaptureQueue Lösung abhängig von den definierten Prozessen in alle SAP-Module integriert werden.
Die zentrale Idee ist die Erstellung von Scanaufgaben aus SAP®-Geschäftsobjekten. Diese können dann anderen Personen zugewiesen werden. Somit kann jede/r Kollege/in zur Vollständigkeit der Dokumente beitragen.
Das funktioniert mit der integrierten Funktion „CaptureQueue“ auch ganz einfach: Nach der Navigation im SAP System hin zu dem Geschäftsobjekt, welchem neue Dokumente zugeordnet werden sollen, kann hier im Menü über „Anlegen…“ der „CaptureQueue Eintrag“ ausgewählt werden.
Danach erscheint ein Fenster, in welchem alle benötigten Informationen hinterlegt werden müssen:
Dies war der Ablauf für die manuelle Erstellung von Scanaufgaben. Die Erstellung ist jedoch auch automatisch möglich.
In diesen automatischen Fällen löst das Anlegen eines Geschäftsobjekts den Workflow aus. Dies ist insbesondere dann sinnvoll, wenn für ein Geschäftsobjekt immer ein Dokument erfasst werden muss.
Das von Beconex verwendete Beispiel für diesen Fall ist das Prüflos. Hier ist bei manchen Vorgängen schon bei Erstellung bekannt, dass ein Dokument wie z.B. ein Prüfzertifikat entsteht, welches zum Prüflos abgelegt werden muss. Anstatt bei jeder Prüfloserstellung manuell einen Eintrag anzulegen, wird der Eintrag automatisch für den Dokumentart "Prüfzertifikat" angelegt.
Die automatische Erstellung kann über das Customizing für jedes Geschäftsobjekt und jeden Dokumentart vorkonfiguriert werden. Der Eintrag kann auch einen vordefinierten Text, ein verantwortliches Team und eine Gültigkeitsdauer enthalten.
Zu den mit der Capture-Queue Lösung kompatiblen Geräten gehören:
Nach dem Scannen wird das Dokument automatisch an das Geschäftsobjekt angehängt und kann durch die Felder "Dokumentart", "Dateiname", "Erstellungsdatum" und andere Felder erkannt werden.
Zudem können Capture-Queue Einträge auch vom Geschäftsobjekt aus verwaltet werden. Um die Visualisierung und Nachverfolgung von Capture-Queue Einträge zu vereinfachen ist es möglich, die ausstehende und abgeschlossene Einträge direkt vom Geschäftsobjekt zu sehen. Die Einträge können nach mehreren Kriterien gefiltert werden. Falls ein Eintrag nicht mehr notwendig oder gültig ist, kann er aktualisiert oder gelöscht werden. Jede Änderung wird mit einem Kommentar dokumentiert.
Zusammengefasst bietet die CaptureQueue von Beconex folgende Vorteile:
Wir haben die CaptureQueue von Beconex als äußerst hilfreich empfunden.
Wenn Sie nun auch überzeugt sind oder sich noch weiter überzeugen lassen wollen, dann nehmen Sie die Lösung genauer unter die Lupe mit den folgenden Links:
Für weitere Informationen wenden Sie sich auch gerne direkt an uns – wir helfen Ihnen immer gerne weiter!