Möchte ein Kunde seine Bestellung zurücksenden, so wird dies in SAP ganz einfach über die Kundenretoure abgewickelt. Durch die Nutzung der erweiterten Funktionalitäten des SAP Advanced Returns Management wird dieser Prozess effizienter und transparenter. Nachdem im ersten Blogbeitrag zum Thema „SAP ARM“ die grundlegenden Konzepte und Fälle erläutert wurden, soll nun auf die Kundenretoure eingegangen werden.

Im Folgenden eine Abbildung zum Belegfluss in der Kundenretoure: Der Startpunkt hierbei ist der Retourenauftrag. Optional kann es auch der Kundenauftrag oder die Rechnung sein, sofern man diese als Referenz nutzen möchte.

 

Retourenauftrag

Zu Beginn muss der Prozess der Kundenretoure über einen sogenannten Retourenauftrag angestoßen werden. Dies geschieht über die Transaktion VA01 – Kundenauftrag anlegen.

Im Einstiegsbild müssen folgende Eingaben getroffen werden:

  • Auftragsart: RE2
  • Verkaufsorganisation: Hier die Verkaufsorganisation eintragen
  • Vertriebsweg: Hier den Vertriebsweg eintragen
  • Sparte: Hier die Sparte eintragen

 

Nach der Eingabe der Daten ist es nötig zu entscheiden, ob mit oder ohne Bezug angelegt werden soll. Um den Auftrag mit Bezug anzulegen, arbeitet man über den Button „Anlegen mit Bezug“ weiter. Hierbei erscheint dann folgendes Fenster, über das einfach der passende Kundenauftrag oder Rechnung gefunden und verknüpft werden kann:

 

Soll ohne Bezug gearbeitet werden, so drückt der Nutzer einfach auf den Button „Weiter“, um auf die nächste Maske zu gelangen. Im folgenden Beispiel erstellen wir eine Retoure ohne Bezug.

Daraufhin gelangt der Anwender auf das Bild „Erw. Retoure anlegen: Übersicht“. Hier gibt es einige Pflichtfelder, die auszufüllen sind. Zu Beginn muss im Kopf der Auftraggeber eingetragen werden. Dieser stellt in diesem Fall den Kunden dar, der die Ware zurücksenden möchte. Als nächstes müssen unter dem Reiter „Retouren“ einige Informationen angegeben werden:

  • Material: In diesem Feld wird die Materialnummer des Materials eingetragen.
  • Kumulierte Auftragsmenge + Mengeneinheit: Hier wird die Menge des Materials eingepflegt sowie um welche Mengeneinheit es sich handelt.
  • Folgeaktion + Material erhalten: Unter Folgeaktion wird angegeben, welche logistische Aktion als nächstes folgt, wie z. B. Eingang in Werk, An Kunden zurücksenden o. ä. Mit dem Ankreuzen des Kästchens „Material erhalten“ gibt der Nutzende an, dass der Materialeingang bereits während der Retourenauftragsabwicklung stattgefunden hat. Dies ist nötig, wenn der Wareneingang z. B. direkt gebucht werden soll.
  • Rückerstattungsart: Gibt die Art der Erstattung an, die ein Kunde für das zurückgesendete Material erhalten soll. Dabei legt die Entscheidung zwischen Gutschrift und Ersatzmaterial.
  • Rückerstattungssteuerung: Gibt an, wie und zu welchem Zeitpunkt die Rückerstattung zu einem Kundenauftrag stattfinden soll, z. B. „Sofort“, „Über Gutschriftsanforderung“ o. ä.
  • Inspektionsschlüssel: Gibt die Qualität des Retourenmaterials an, die während der Inspektion festgestellt wurde. Bei diesem Feld handelt es sich nicht direkt um ein Pflichtfeld, es ist abhängig davon was unter Folgeaktion eingetragen wurde. Möchte man über die Folgeaktion direkt einen Wareneingang buchen, so muss der Inspektionsschlüssel gepflegt werden. Anders kann dies auch später in einer anderen Transaktion erfolgen.

 

 

Des Weiteren ist noch unter dem Reiter „Absagegrund“ das Feld „Auftragsgrund“ zu pflegen, bevor der Retourenauftrag gespeichert werden kann. Im Folgenden eine Abbildung dieser Transaktion mit seinen Pflichtfeldern.

 

Abhängig von den gewählten Optionen des Nutzers in den Pflichtfeldern, muss der Prozess dann fortgesetzt werden. Stellt man z. B. als Folgefunktion „Eingang im Werk“ ein, so muss der Wareneingang später noch gebucht werden. Entscheidet man sich jedoch für „In frei verfügbaren Bestand übernehmen“, so wird der Wareneingang direkt mit dem Anlegen des Retourenauftrags gebucht. Um hier nicht die Übersicht zu verlieren, gibt es die Transaktion MSR_TRC_C – Retoureübersicht für Kundenretouren. In dieser kann der Rückgabe Prozess genau überwacht werden. Der Anwender kann sehen aus welchen Schritten der Retourenprozess besteht, welche davon bereits offen bzw. erledigt sind und welche Belege dazu erstellt wurden.

 

Hat man im Retourenauftrag keinen Inspektionsschlüssel angegeben, z. B. weil noch kein Inspektionsergebnis vorliegt, so kann man das nachträglich noch über die Transaktion MSR_INSPWH pflegen.

 

 

Bezüglich der Gutschrift gibt es im Retourenauftrag die Möglichkeit diese direkt buchen zu lassen, eine Gutschriftsanforderung anzulegen oder der Nutzer entscheidet sich dafür die Gutschriftsanforderung selbst manuell anzulegen. Letzteres kann über die Transaktion MSR_CRD – Kundenrückerstattung festlegen erfolgen. Hat man eine laufende Gutschriftsanforderung, so kann diese über die VF01 – Faktura gebucht werden.

In der folgenden Tabelle finden Sie die wichtigsten Transaktionen für die Kundenretoure:

 

Fazit

Durch das SAP ARM kann die Kundenretoure mit viele neuen Funktionalitäten durchgeführt werden. Vor allem durch den Übersichtsmonitor verliert man den Prozess nie aus den Augen und es können eventuelle Probleme schnell identifiziert und gelöst werden. Möchten Sie mehr über die erweiterte Retourenabwicklung wissen? Dann schauen Sie gerne nach weiteren Blogbeiträgen auf unserer Website oder kontaktieren Sie gerne einen unserer fähigen Berater. Wir helfen Ihnen gerne weiter!