Archivierung in SAP mit SARA - Teil 3

In Teil 1 " Grundlagen zur Archivierung mit SAP" und Teil 2 "A wurden bereits die Grundlagen, sowie Analyse der SAP-Archivierung erläutert. Im letzten Teil der Archivierungsserie geht es um die Archivierung mit der SARA, sowie einer geeigneten Dateiablage. Ein oft angefragter Punkt ist die Anzeige bereits archivierter Dateien und wird im letzten Abschnitt dieser Serie behandelt.

Archivierung mit der SARA in SAP

Im Einstiegsbild der Transaktion SARA in SAP wird im Feld Archivierungsobjekt zunächst das zu archivierende Objekt eingetragen. Weitere Informationen über ein Archivierungsobjekt zeigt die Transaktion AOBJ, wie im folgendem Schaubild zu sehen.

Jedem Archivierungsobjekt stehen in der SARA mindestens drei Aktionen zur Verfügung. Schreiben, Löschen, Verwaltung.

Die Aktionen können im Archivierungsobjekt bearbeitet werden. Alle zusätzlichen Aktionen sind optional wählbar.

>> Beim optional wählbaren Vorlauf wird der Archivierungslauf durch Setzen von Löschkennzeichen vorbereitet.

>> In der nächsten Aktion Schreiben erzeugt das Programm Archivdateien. Die zu archivierenden Dateien werden aus der Datenbank gelesen und in eine Archivdatei geschrieben.

Über Varianten können zu archivierende Daten genauer selektiert werden. Die Variante des Archivierungsobjekts MM_EKKO ist im folgenden Schaubild zu sehen. Hier kann etwa nach Belegdaten und Buchungskreisen eingeschränkt werden.

Die Variante bietet viele Selektionsmöglichkeiten, um die Archivierung von Einkaufsbelegen einzugrenzen. In der Praxis bewahrt es sich als sinnvoll so viele Selektionsmöglichkeiten wie möglich zu treffen.

Alle Selektionskriterien berücksichtigen die im Customizing festgelegte Residenzzeit. Sollte das Kennzeichen bei „Residenzzeitprüfung Erstelldatum“ gesetzt sein, wird das Änderungsdatum nicht berücksichtigt.

>> Über die Aktion Löschen kann ein Löschprogramm gestartet, oder geplant werden. Mit dieser Aktion wird das zuvor erzeugte Archivierungsobjekt aus der produktiven Datenbank gelöscht und in das Ablagesystem geschrieben.

>> Die optionale Option Lesen bietet bei den meisten Archivierungsobjekten die Möglichkeit archivierte Daten auszulesen. In Listform können so Positionsnummern, Auftraggeber, etc. eingesehen werden.

>> Über die Aktion Verwaltung lassen sich Verwaltungsinformationen zu einem Archivierungsobjekt anzeigen.

Ablageort der Archivdateien

Die erzeugten Archivierungsdateien können über viele Wege in Speicherorten abgelegt werden. Die meisten Kunden nutzen externe Ablagesysteme, aber auch manuelle Methoden, wie Magnetbänder sind für die Archivierung erlaubt. Grundsätzlich müssen alle Ablagesysteme revisionssicher sein.

Ablage im Dateisystem

Eher als Zwischenlösung und für kleine Datenmengen gedacht, bietet das Filesystem des SAP-Systems eine Ablage für Archivdateien. Standardmäßig legt SAP die Dateien in das Verzeichnis /usr/sap/[System]/SYS/global ab und kann über die Transaktion AL11 aufgerufen werden.

Im System lässt sich mit folgender Syntax eine Verzeichnisstruktur anlegen:

/Archiv////

Eine Verzeichnisstruktur für eine archivierte Bestellung (MM_EKKO) und einem Einkaufsinfosatz (MM_EBAN) könnte nach folgender Logik aufgebaut werden:

/Archiv/PR1/050/SD

/Archiv/PR1/050/MM

Die Struktur ist frei wählbar und kann nach Mandanten, System-IDs und Komponenten eingeteilt werden.

Externe Archivsysteme

Unternehmen verwenden am häufigsten die Methode des externen Archivierungssystems. SAP bietet für zertifizierte Archivsysteme kostenlos die Schnittstellen ArchiveLink und WebDAV an. Externe Archivsysteme bieten vor allem eine revisionssichere Aufbewahrung.

Der externe Archivserver muss mit dem eingerichteten Content Repository des SAP-Systems übereinstimmen. Beide Repositories werden mit einer Mapping Tabelle verknüpft. Verwaltet werden die Verweildauern anschließend nur im Archivsystem.

Für den technischen Austausch zwischen SAP-System und Archivsystem müssen gegenseitig Zertifikate ausgetauscht werden. Die Verbindung wird in der Regel einmalig bei Erstellung des Content Repositories eingerichtet.

Neben dem externen Archivserver können weitere Ablageorte genutzt werden. Dazu zählen Discs, externe Festplatten und weitere optische Speichermedien. Aus Revisionsgründen dürfen alle Medien nur einmal beschreibbar sein. Außerdem müssen die Speichermedien jederzeit zugänglich für Wirtschaftsprüfer bleiben.

Archivinfostruktur

Nachdem Daten einmal archiviert sind, kann das System noch auf diese zugreifen. Mit dieser Funktion bleibt dem Kunden ständiges Zurückladen der Daten erspart.

SAP bietet mit der Aktivierung der Archivinfostruktur die Möglichkeit an, ablegte Dateien einzusehen. Dabei greift er auf Archivinformationsstrukturen zurück, die mit Hilfe des Archive Retrieval Configurator angelegt und in einer transparenten Datenbanktabelle gehalten werden.

Die angezeigten Felder der Archivinfostruktur können mit einem neuen Z-Objekt nach eigenen Bestimmungen angelegt werden. Vorausgesetzt, die zu archivierenden Tabellen sind bekannt.

Die Daten werden für jedes Archivierungsobjekt unterschiedlich angezeigt. Normalerweise in technischer Form nach der Anzeige des Data Browsers (SE16n). Teilweise können Daten fast in derselben Form angezeigt werden, wie diese vor der Archivierung zu sehen waren.

Beispielhaft zeigt folgende Abbildung die Archivinfostruktur des Archivierungsobjekts MM_EKKO mit den SAP-Standardfeldern.

Fazit

Die Transaktion SARA bietet viele nützliche Funktionen in der Archivierung mit SAP, um ein erfolgreiches Archivierungsprojekt durchzuführen. Neben den zahlreichen Reitern kann sofort in die Infostruktur abgesprungen werden, um bereits archivierte Dateien einzusehen.

Die Wahl des richtigen Ablagesystem sollte in jedem Fall die gesetzlichen Vorschriften, wie Revisionssicherheit, erfüllen.

Wir hoffen, Ihnen in unserer Serie zum Thema "Archivierung in SAP" einen guten Überblick und wertvolle Informationen vermittelt zu haben.

Sollten Sie nun weitere Fragen haben oder ein Projekt im Bereich der Archivierung mit SAP un z.B. der SARA starten wollen, melden sie sich bei uns! Unsere Berater helfen Ihnen gerne bei Unklarheiten und Projektvorhaben uns stehen Ihnen stets mit ihrer Kompetenz und Erfahrung zur Seite.