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25.07.2022 | Erik Ohlsen
Neben dem erfolgreichen Customizing und der Einrichtung des SAP-Systems sind auch Anwendertrainings im SAP-Bereich von nicht zu vernachlässigender Bedeutung. Die sichere Beherrschung des neu aufgesetzten SAP-Systems stellt viele Nutzende vor eine große Herausforderung. Es sollten daher zeitig erfolgreiche SAP Schulungen erfolgen, um die Kundenzufriedenheit nachhaltig zu erhöhen und zu halten und ein besseres Verständnis für das System zu schaffen – denn nur wenn die User das neue System richtig bedienen können, rentiert sich die Einführung bzw. Nutzung von SAP.
Es gibt mehrere Konzepte und Methoden mit unterschiedlichen Ansätzen wie genau dies erreicht werden kann. Diese stellen wir im folgenden Blogbeitrag vor.
Zunächst jedoch noch eine kurze Anmerkung zu den Rahmenbedingungen, hier gibt es grundlegend zwei, unter denen ein Training gehalten werden kann: virtuell oder persönlich vor Ort. Im virtuellen Umfeld sind einige Möglichkeiten aufgrund der räumlichen Distanz begrenzt, die nachfolgenden Konzepte lassen sich jedoch für beide Optionen anwenden.
Ein ganzheitliches Trainingskonzept bietet das sogenannte 5 Phasen Modell.
Dieses beginnt mit der Phase „Change und Communication“. Hierbei geht es darum, die Teilnehmenden darauf vorzubereiten, was sie thematisch erwarten wird und einen Ausblick auf die in Zukunft zu erwartenden Inhalte zu schaffen.
Im nächsten Schritt geht es darum, die Auswirkungen zu erläutern (“Explain the impact”), die durch das neue Programm ausgelöst werden. Der Fokus liegt hierbei auf den Veränderungen im Tagesgeschäft und was im Unternehmen bzw. an der Organisation angepasst wird.
Der nächste Schritt ist die Vermittlung von Wissen, folglich das eigentliche Training (“Imparting Knowledge”). Der Umfang und die Durchführung sind abhängig von mehreren Variablen. Zum einen ist das Budget ein limitierender Faktor. Es entscheidet darüber, welche Ressourcen verwendet werden können, um die Trainings abhalten zu können. Die Zeit, die für das Training zur Verfügung steht, gilt es ebenfalls zu beachten. Sie entscheidet darüber, wie detailliert auf ein Thema eingegangen werden kann.
Da die Trainings meist vor dem Go-Live Termin abgehalten werden, kann es vorkommen, dass noch nicht auf alle Funktionen vollumfänglich zurückgegriffen werden kann. Was jedoch während der Schulung bereits von Bedeutung ist, ist es danach natürlich auch. Das System sollte nach den Trainings auch möglichst stabil funktionieren und nicht von zu vielen Systemanpassungen begleitet sein.
Die Anzahl der Trainer muss je nach Komplexität der Schulungsinhalte und Anzahl der Teilnehmenden individuell abgestimmt werden. Für das Nachschlagen der erlernten Informationen ist unbedingt eine Dokumentation erforderlich, um den Lernprozess der Teilnehmenden zu unterstützen. Bei Schulungen geht es darum, dass die Teilnehmenden aktiv dabei sind und möglichst viel verstehen. Daher gilt es, das Konzept genau zu erklären, jedoch nicht mit unnötigen Details Überforderung erzeugen.
Entscheidend ist auch eine Ausrichtung auf den Arbeitsalltag der Teilnehmenden, um den Sinn der Schulung nicht in Frage zu stellen, genau wie eine zeitliche Nähe zu dem Go-Live Termin. Zwischen drei und sechs Wochen sind hier optimal, damit das Erlernte noch präsent ist und nicht bereits große Teile in Vergessenheit geraten sind.
Danach geht es in der vierten Phase um das Wissen vertiefen durch wiederholtes Üben , damit es sicher angewendet werden kann (“Deepening Knowledge”).
Dafür ist die fünfte Phase in Form einer Nachbetreuung optimal, um das Wissen anwenden zu können (“Apply Knowledge”). Oftmals treten Probleme erst bei der Anwendung auf, ohne vorher dem Anwender bekannt zu sein und müssen dann behoben werden. Dies kann durch Coaches am Arbeitsplatz geschehen, die sich bereits besser mit dem System auskennen und ihre Kollegen unterstützen können.
Andere Trainingskonzepte beschäftigen sich mit weiteren Dimensionen, die ein gutes Training ausmachen. Zum einen spielt die Wahl von sinnvollen Trainingseinheiten, Umfang und Zeit betreffend eine wichtige Rolle, zum anderen sollte eine Schulung die Teilnehmenden nicht langweilen, allerdings auch nicht mit zu viel Stoff überfordern.
Zusätzlich sollten die Schulungen teilnehmerorientiert sein, das heißt sich auf die Bedürfnisse der User ausrichten und nicht zu allgemein gehalten sein. Ein weiterer Faktor ist der richtige Umgang mit den Teilnehmenden, bei dem eine professionelle Distanz zu den Teilnehmern dem Trainer hilft, eine natürliche Autorität zu wahren. Auch bei der Lernpsychologie sollte beachtet werden, wie das Wissen und die Schulung am meisten bei den Teilnehmenden im Gedächtnis bleiben.
Falls User mit der Schulung unzufrieden sind und der Trainer auf Widerstände stößt, sollte auch hier ein Ansatz verfügbar sein, wie mit kritischen Meinungen umgegangen wird, ohne selbst aus dem Konzept zu kommen oder eine negative Stimmung aufkommen zu lassen. Der Trainer sollte hier auch Verständnis für die User aufzeigen – diese sind teilweise überfordert oder unzufrieden mit den Veränderungen, entsprechend sollten genau diese Probleme adressiert werden und die Verunsicherungen genommen werden.
Des Weiteren ist es für erfolgreiche SAP Schulungen wichtig, ein Lernziel zu definieren, welches aussagekräftig, realistisch, objektiv, messbar und akzeptabel (in der Abkürzung: „AROMA“) sein sollte. Dadurch können Feinziele und Zwischenziele besser abgestimmt werden. Erfolgskontrollen sollten stattfinden, um den Wissensfortschritt einschätzen zu können.
Die Teilnehmenden sollten möglichst in, was ihren Wissensstand betrifft, homogene Gruppen eingeteilt werden, da ansonsten bei den fortgeschritteneren ein Gefühl von Langeweile aufkommen kann. Ein Qualifizierungskonzept, das die Inhalte in notwendig und „nice to have“ einteilt, hilft dabei, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, falls es mit der Zeit einmal knapp werden sollte.
Es gibt bei Trainings viel zu beachten, aber bei der Einhaltung von ein paar grundlegenden Empfehlungen sowie etwas Feingefühl für die individuelle Situation, ist bereits ein guter Einstieg geschaffen.
Trainings dürfen durch ihre Relevanz auf keinen Fall unterschätzt oder vernachlässigt werden. Häufig liegt der Fokus auf der Einführung des Systems, weniger auf der Schulung der folgenden User. Doch wenn der spätere Anwender sich nicht ausreichend mit dem System auskennt, ist auch ein noch so optimal eingeführtes SAP unbedeutend.
Wir von der ososoft setzen daher ein besonderes Augenmerk auf erfolgreiche SAP Schulungen in unseren Projekten. Falls Sie nun noch Fragen zu richtig durchgeführten Schulungen haben oder selbst ein Training durchführen möchten, dann kommen Sie auf uns zu – unsere Berater und Trainer informieren Sie gerne!