Für was legt man ein Geschäftsjahr und eine Geschäftsjahresvariante an?

Welche Unterschiede es bei der Definition eines Geschäftsjahres geben kann und wie Unternehmen ihre Geschäftstätigkeiten im SAP abbilden, auch wenn das Geschäftsjahr nicht dem Kalenderjahr entspricht - Darauf gehen wir in diesem Blogbeitrag näher ein und zeigen, wie man eine Geschäftsjahresvariante anlegt und wie SAP aus dem Buchungsdatum automatisch die richtige Periode ermittelt.

Buchungsperioden und Sonderperioden

Bei der Anlage einer Geschäftsjahresvariante im SAP werden Perioden und sogenannte Sonderperioden festgelegt. Die Sonderperioden sind ausschließlich für Buchungen im Rahmen des Jahresabschlusses gedacht.

Die Buchungsperioden definieren den Geschäftskalender eines Unternehmens. Sie leiten sich vom Buchungsdatum, das in der Buchung mit angegeben werden muss, ab. (Den Ablauf dieser Ableitung haben wir weiter unten auch noch einmal ausführlicher an einem Beispiel dargestellt.) Anders sieht das bei den Sonderperioden aus, denn diese müssen bei der Buchung explizit angegeben werden. Sie werden nicht automatisch aus dem Buchungsdatum ermittelt.

Die einzelnen Perioden werden im folgenden Customizingpfad definiert: Finanzwesen > Grundeinstellungen Finanzwesen > Bücher > Geschäftsjahr und Buchungsperioden > Geschäftsjahreskalender bearbeiten

Geschäftsjahr und Kalenderjahr

Zunächst geht es um die grundlegende Frage, wie ein Geschäftsjahr definiert ist. Jedes Unternehmen kann diesen Begriff in einem gewissen rechtlichen Rahmen nach seinem betriebswirtschaftlichen Zweck interpretieren. Nach dem Handelsrecht (§ 242 HGB) versteht man unter dem Geschäftsjahr den Zeitraum, in dem die wirtschaftlichen Tätigkeiten des Unternehmens im Jahresabschluss zusammengefasst sind.

Prinzipiell kann das Geschäftsjahr eines Unternehmens vom Kalenderjahr abweichen, beispielsweise bei Unternehmen, die sich nach einem bestimmten Umsatzschwerpunkt im Jahr ausrichten oder Unternehmen, die einem Mutterkonzern mit ausländischem Sitz und dadurch einem anderen Geschäftsjahresmodell unterworfen sind.
Ebenso kommt es immer wieder zu Geschäftsjahren, die weniger als 12 Buchungsperioden beinhalten, sogenannten Rumpfgeschäftsjahren. Dies kommt u. a. vor bei Neugründungen, Verschmelzungen oder auch bei der Aufgabe der Geschäftstätigkeit.
Alle diese Möglichkeiten lassen sich im SAP einfach über die Geschäftsjahresvarianten abbilden.

Abweichendes Geschäftsjahr

Mit Hilfe der Transaktion GVAR (alternativ: Finanzwesen > Grundeinstellungen Finanzwesen > Bücher > Geschäftsjahr und Buchungsperioden > Geschäftsjahresvariante pflegen) kann man eine Geschäftsjahresvariante anlegen. Dabei ist die Auswahlmöglichkeit gegeben, das Geschäftsjahr analog dem Kalenderjahr zu setzen oder über die Sicht „Perioden ändern“ ein abweichendes Geschäftsjahr zu definieren.

Hierbei ist zu beachten, dass die Zuordnung des Monats zu einer Buchungsperiode mittels der Jahresverschiebung definiert wird. Bei einem an das Kalenderjahr angelehnten Geschäftsjahr entspricht die Buchungsperiode immer dem Kalendermonat. Mit Hilfe der Jahresverschiebung kann man nun dem gebuchten Monat eine abweichende Periode zuordnen. In dem angeführten Beispiel würde das System für eine Buchung am 18.04. (durch die Gesamtverschiebung von -3) nicht in die Periode 4 buchen, sondern die Periode 1 berechnen.

Hinweis: Um Buchungen auch in Schaltjahren korrekt tätigen zu können, muss beim Februar als Gesamtzahl der Tage 29 angegeben werden.

Zur Verdeutlichung des Zusammenhangs zwischen dem Kalendermonat, in dem ein Geschäftsvorfall getätigt wird, und der Buchungsperiode haben wir hier nochmal den Ablauf der Periodenfindung skizziert:

Rumpfgeschäftsjahr

Für die Anlage eines Rumpfgeschäftsjahres muss eine Geschäftsjahresvariante definiert werden, die weniger Buchungsperioden enthält als ein normales Geschäftsjahr.

Das Rumpfgeschäftsjahr und die Anzahl der Buchungsperioden müssen definiert werden, bevor die Perioden selbst angelegt werden können.

Geschäftsjahresvarianten für unterschiedliche Anforderungen

Im Rahmen der Geschäftstätigkeit von Unternehmen kann es auch immer wieder vorkommen, dass mehrere unterschiedliche Geschäftsjahre definiert werden müssen. Zum Beispiel wenn ein Unternehmen eines Konzerns seinen handelsrechtlichen Jahresabschluss macht und als Teil des Konzerns zusätzlich einen Abschluss (unter Umständen sogar zu dem verschobenen Geschäftsjahr des Konzerns) benötigt. Oder man benötigt für das Berichtswesen wöchentliche Perioden. Dafür kann man unter dem Customizingpfad: Finanzwesen > Grundeinstellungen Finanzwesen > Ledger > Einstellungen für Ledger und Währungstypen definieren jeder Buchungskreis-Ledger-Kombination eine eigene Geschäftsjahresvariante zuordnen.

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