Instandhaltung mit SAP im Zeichen von S/4HANA – Ein Interview mit Prof. Dr. Karl Liebstückel

In unserem ersten Blogbeitrag zum Thema Neuerungen in der Instandhaltung mit SAP S/4HANA wurde insbesondere auf die Veränderungen eingegangen, die zum Thema Instandhaltung in der Simplification List 1909 zu finden sind. Ergänzend zu diesem Beitrag haben wir mit Prof. Dr. Karl Liebstückel eine Telefonkonferenz gehalten und ein Interview zu seinem Buch „Instandhaltung mit SAP – Das Praxishandbuch“ geführt.

Abbildung 1: Instandhaltung mit SAP – Das Praxishandbuch von Karl Liebstückel (Quelle: https://www.rheinwerk-verlag.de/instandhaltung-mit-sap_4967/)

Prof. Dr. Liebstückel ist seit mehr als 18 Jahren Professor an der Hochschule für angewandte Wissenschaften Würzburg-Schweinfurt. Vorher war er 13 Jahre Mitarbeiter bei SAP. Durch seine berufliche Karriere, bei der er auf über 30 Jahre Beratungserfahrung zurückblicken kann, bringt er praktisches Wissen aus über 80 Beratungsprojekten mit.

Im folgenden Beitrag wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit ausschließlich die männliche Form verwendet. Sie bezieht sich auf Personen aller Geschlechter.

Sie schreiben in Ihrem Buch, dass sich die Sichtweise zum Thema Instandhaltung langsam in den Köpfen von Entscheidungsträgern innerhalb von Unternehmen dahingehend ändert, dass es kein reiner Kostenfaktor ist. Wieso ist das Thema Instandhaltung bei vielen Unternehmen ein solch ungeliebtes?

Prof. Dr. Liebstückel: Die Instandhaltung ist immer etwas später dran als andere Applikationen. Das hat den einfachen Grund, dass zuerst mit dem Grundlegendem begonnen wird,  in der Regel  mit Finanzbuchhaltung, Controlling und dem Einkauf. Das ist die Basis für die anderen Applikationen und Prozesse. Erst im Anschluss können ergänzende Prozesse wie z. B. die Instandhaltung oder das Qualitätsmanagement eingeführt  werden. Sozusagen in einer zweiten Welle.

Ein weiterer Grund ist allerdings auch, dass die klassischen Instandhalter nicht sehr IT-affin sind. Deren Aufgabe ist es  eher sich um die Instandhaltung zu kümmern, also beispielsweise, dass die Maschine nach einer Störung schnellstmöglich wieder läuft. Deren primäre Aufgabe ist es nicht, sich um ein IT-System zu kümmern.

Ein Sachbearbeiter im Controlling kann praktisch nicht ohne die IT-Unterstützung arbeiten, ein Instandhaltungstechniker hingegen schon. Das bedeutet allerdings nicht, dass dieser nicht durch IT unterstützt werden kann. So können Apps dem Instandhalter mehr Flexibilität bringen, indem er alle benötigten Unterlagen und Dokumente vor Ort an der Maschine zur Verfügung hat.

Neue Technologien beeinflussen die Möglichkeiten der Instandhaltung. In der Presse ist auch immer wieder von intelligenten Maschinen und mehr Informationen die Rede, die den Unternehmen zur Verfügung stehen. Ist dies ein neues Phänomen?

Prof. Dr. Liebstückel: Dem würde ich nicht zustimmen. Unternehmen, die Informationen ihrer Maschinen in ihr System bekommen wollen, haben das schon immer hinbekommen. Allerdings erfordern solche Lösungen immer Aufwand in Form von Eigenprogrammierungen. Die SAP hat mit SAP Leonardo eine Brückentechnologie geschaffen, die einen solchen Austausch erleichtern soll. Daneben gibt es aber auch andere Lösungen wie die der Firma simplifier.io.

Durch solche Technologien habe ich die Hoffnung, dass sich unterschiedliche Informationsquellen in Zukunft leichter an ein SAP-System anbinden lassen. Eine automatische Anbindung bietet einige Vorteile. Zum Beispiel sind die Daten schneller und zuverlässiger vorhanden. Außerdem ist die Datenqualität besser und es erfordert keinen manuellen Aufwand.

Bietet die SAP genügend Unterstützung für Unternehmen im proaktiven Bereich der Instandhaltung?

Prof. Dr. Liebstückel: Ich bin der Meinung, das hängt weniger von SAP ab und vielmehr von den Firmen, d. h. welchen Grad der Instandhaltungsreife sie haben. Bei vielen Firmen sind es eher sehr viele kleine Störungen, die möglichst schnell gelöst werden müssen. Hier ist nicht ausreichend Potential für Predictive Maintenance vorhanden. Dennoch bietet SAP verschiedene vorbeugende Maßnahmen an, wie z. B. Arbeitspläne oder Wartungspläne.

Was verstehen Sie unter Predictive Maintenance?

Prof. Dr. Liebstückel: Von Predictive Maintenance träumt man schon lange. Damit meine ich die konkrete Vorhersage wann eine Maschine ausfällt. Hier ist man allerdings noch nicht wirklich weiter als früher. Die SAP bietet Vorhersagemodelle an. Das heißt allerdings nicht, dass diese mit den Anlagen der Kunden zusammenpassen. Dabei ist wieder das Aufgabenfeld der Instandhalter zu betrachten. Für eine richtige Vorhersage von Störungen braucht man Statistiker. Viele träumen von Vorhersagen, wie es z. B. bei Absatzvorhersagen der Fall ist und das Interesse an solchen Lösungen ist seitens der Kunden durchaus vorhanden. Allerdings sitzen im Verkauf häufig Experten und der Mehrwert aus exakten Absatzprognosen ist deutlich größer als in der Vorhersage von Anlagenausfällen.

Ihr Buch ist nun bereits in der 5. Auflage und war lange auf Platz 1 der SAP-Bestseller-Liste. Sie gehen darin insbesondere auf die Neuerungen im S/4-Umfeld ein. Was würden Sie sagen sind die gravierenden Veränderungen?

Prof. Dr. Liebstückel: Meine Kunden fragen mich häufig: Was kommt mit der S/4HANA-Transformation auf uns zu? Was können wir vorbereiten? Meine Antwort lautet dann: Nichts. Es bleibt im Bereich der Instandhaltung so gut wie alles beim Alten. Es gibt lediglich eine neue Transaktion und diese löst eine Alte ab. Dieses Argument gilt für Anwender. Im Hintergrund ändert sich schon einiges. In der Buchhaltung z. B. gibt es jetzt eine große Datenbanktabelle (ACDOCA, Anm. der Redaktion). Falls hier Eigenprogrammierungen vorhanden sind, müssen diese bei der Umstellung berücksichtigt werden.

Interessant ist, dass die SAP so viel Werbung macht wie zuvor noch bei keinem Produkt. Hinterher könnten vermutlich viele Kunden von S/4HANA enttäuscht sein.

Sie haben ihre eigene Beratungsfirma. Haben Sie bereits erste praktische Erfahrungen sammeln können in Bezug auf Instandhaltung im S/4-Umfeld? Ist das Interesse an den Fiori-Apps groß?

Prof. Dr. Liebstückel: Fiori Apps sind aus meiner Sicht eine Ergänzung zur SAP GUI sind. Die Zielgruppe der Fiori Apps ist eine andere als die Zielgruppe des SAP GUI.

Auf der einen Seite gibt es die Casual-User. Das sind die Benutzer, die zuvor noch nicht oder wenig mit SAP gearbeitet haben. Das hat verschiedene Gründe: Zum einen wurde evtl. keine Notwendigkeit gesehen oder auch der Schulungsaufwand zu hoch eingestuft. Diese Nutzergruppe sind Geschäftsführer, Werksleiter oder Instandhaltungsmanager. Das ändert sich nun mit den Möglichkeiten der Fiori Apps:  Statistiken z. B., die zuvor die Assistenz durchgeführt hat, können jetzt schnell und einfach direkt über mobile Endgeräte aufgerufen werden. Auch Genehmigungen können über Fiori Apps erteilt werden, ohne das SAP-System direkt aufrufen zu müssen.

Auf der anderen Seite gibt es den Professional-User. Das sind z. B. der Einkäufer, der Sachbearbeiter in der Buchhaltung oder der Instandhaltungsplaner. Diese Personengruppen werden weiter in der SAP GUI arbeiten.

Haben Sie Schwierigkeiten kennengelernt, die viele Unternehmen bei der praktischen Umsetzung haben, welche besonders hervorzuheben sind?

Prof. Dr. Liebstückel: In meinem neuen Buch „Instandhaltung mit SAP S/4HANA – Customizing“ wurde eine Umfrage zu den Risikofaktoren durchgeführt. Dafür wurden ca. 150 Unternehmen befragt, welche Risiko- & Erfolgsfaktoren sie in ihren SAP-Projekten hatten. Die häufigsten Schwierigkeiten, die genannt wurden, sind nicht genügend Zeit für die Projektplanung, eine zu große Arbeitsbelastung für die Mitglieder des Projekts und häufige Änderungswünsche während des Projekts. Den letzten Faktor nenne ich auch gerne den „Berliner-Flughafen-Effekt“. In diesen Punkten werden sich viele Unternehmen wiederfinden.

Erfolgsfaktoren sind hingegen die Unterstützung des Top-Managements und kompetentes Projektmanagement. In einem Projekt ist es wichtig, dass das Projektmanagement genug disziplinarische Fähigkeiten hat, um das Projekt auch umzusetzen. Ich hatte schon mehr als einen Kunden, bei denen alle Entscheidungen durch mehrere Ebenen hinweg genehmigt werden mussten. Dies verlängert die Projektzeit ungemein oder die Projekte sind gar zum Scheitern verurteilt.

Viele weitere Faktoren können dann ab Juni in meinem neuen Buch „Instandhaltung mit SAP S/4HANA – Customizing“ nachgelesen werden.

Können Sie ein schrittweises Vorgehen bei der Einführung von Instandhaltungsprozessen empfehlen?

Prof. Dr. Liebstückel: Ohne ein strukturiertes, schrittweises Vorgehen geht es nicht. Ich trenne die Einführung immer in zwei Dimensionen: Die Funktionale und die Räumliche. Die funktionale Dimension ist in vier Stufen unterteilt. Zu Beginn erfolgt die Anlagenstrukturierung, dann die Meldungs-/Auftragsabwicklung, im Anschluss daran ist vorbeugende Instandhaltung dran. Als vierten Schritt können sich sinnvolle weitere Ausbaustufen überlegt werden, wie z. B. Prüfmittel, Projektmanagement etc.

Bei der räumlichen Dimension wird die organisatorische Ausdehnung beschrieben. Hier kann zuerst mit einem Pilotprojekt begonnen werden, welches dann auf ein einzelnes Werk ausgerollt werden kann. Im Anschluss kann entschieden werden, wie die Änderungen auf andere Werke ausgerollt werden.

Ein Unterschied bei der Einführung von Prozessen ist bei Unternehmen zu berücksichtigen, die bereits ein anderes Produkt in Verwendung hatten und dann auf SAP wechseln. Die Funktionalitäten von SAP müssen mindestens denen des vorherigen Produkts entsprechen. Aus diesem Grund muss manchmal auch komplett auf einmal umgezogen werden.

Auch zum Vorgehen bei der Einführung von Prozessen finden Sie weitere Informationen in meinem Customizing-Buch.

Fazit

Wie in allen Projekten gilt der Grundsatz: Kennt man die Hindernisse eines SAP-Projekts ausreichend, kann frühzeitig entgegengesteuert werden. Obwohl dies ein häufig genannter Satz ist, darf man ihn bei seinem eigenen Projekt nicht in Vergessenheit geraten lassen.

Unternehmen können sich durch externe Dienstleister, wie der ososoft GmbH, das nötige Know-How in die Firma holen, um die Gruppe der von Prof. Dr. Liebstückel häufig als IT-avers definierten Instandhalter näher an die Thematik heranzuführen.

Ein interessanter Fakt im Hinblick auf die S/4HANA Migration ist, dass sich im Bereich der Instandhaltung nicht viel ändert. Hier kann ich die Bedenken der Unternehmen nehmen. Man kann die Umstellung auf S/4HANA allerdings dazu nutzen, neue Nutzergruppen mit Fiori Apps an das System heranzuführen.

Information: Die deutsche Version des Buches „Instandhaltung mit SAP S/4HANA – Customizing“ ist ab dem 25.06.2020 lieferbar kann aber schon jetzt bestellt werden. Die englische Version ist ab dem 27.05.2020 lieferbar.

Abbildung 2: Instandhaltung mit SAP S/4HANA – Customizing von Karl Liebstückel (Quelle: https://www.rheinwerk-verlag.de/instandhaltung-mit-sap-s4hana-customizing_5113/)