Mit dem neuen S/4HANA Output Management bietet SAP eine neue Ausgabelösung – doch inwieweit dieses neue Tool die klassische Nachrichtensteuerung ersetzen kann bzw. welche Gemeinsamkeiten die beiden Optionen haben, soll in diesem Blogbeitrag kurz und übersichtlich erörtert werden.
Die Unterschiede
Begonnen mit der klassischen Nachrichtensteuerung (NAST) handelt es sich dabei um ein generisches Framework, welches für die Ausgabe von Nachrichten, aber auch für weitere Zwecke verwendet werden kann. NAST ist ein sehr vielfältiges und daher auch komplexes Tool.
Mit dem S/4HANA Output Management bietet die SAP nun eine neue Ausgabelösung: Im Gegensatz zu der auf der Konditionstechnik basierenden Ausgabesteuerung NAST, setzt SAP hierbei auf das Business Rule Framework plus (BRF+). Technisch implementiert wird das Output Management durch den Wiederverwendungsservice Output Control, der für viele komplexe Ausgabeszenarien genutzt wird. Output Control ist für das Senden von ausgehenden Nachrichten aus transaktionalen Anwendungen an Geschäftsempfänger konzipiert sowie für das Dokumentieren des Ausgabeergebnisses. Es handelt sich nicht um eine eigenständige Funktion, sondern ist stets in die Verarbeitung von Geschäftsdokumenten (z.B. Bestellungen, Rechnungen) eingebettet.
Um nun die beiden Möglichkeiten zu vergleichen, wird folgend auf verschiedene Aspekte eingegangen. Während zum Beispiel die Nutzung des neuen Output Managements in der S/4HANA Cloud Edition vorgeschrieben ist, kann in der S/4HANA On-Premise Edition in den meisten Fällen zwischen beiden Ausgabelösungen gewählt werden. Da das neue Output Control nicht den kompletten Funktionsumfang von NAST abdeckt, sind die Vorteile größtenteils nur in der Cloud nutzbar. So werden zum Beispiel nicht alle Dokumenttypen und Übertragungsmedien On-Premise unterstützt.
In der folgenden Tabelle finden sich darüber hinaus die angebotenen Output-Kanälen im Vergleich:
Die klassische Nachrichtensteuerung kommt unter anderem in den Modulen SD und MM zum Einsatz. Das S/4HANA Output Management findet beispielsweise vor allem in den Modulen Billing, Sales und Purchase Order Verwendung.
Des Weiteren kann Output Control die Ausgabe von Belegen aus verschiedenen Modulen zentral steuern. Im Gegensatz zu NAST besteht zudem die Möglichkeit mehrere Output-Anfragen zur selben Zeit auszulösen und über verschiedene Kanäle auszugeben.
Ein weiterer Unterschied findet sich in der Archivierung von Nachrichten: Hierbei sind bei der Nachrichtensteuerung das Einrichten und Verwenden eines Archiv-Links nur optional möglich. Im Output Management wird der ausgegebene Beleg hingegen automatisch gespeichert.
Auch die Ausgabe von E-Mails unterscheidet sich: Während die Formatierung und die Verwendung von Vorlagen bei NAST nur umständlich möglich ist, glänzt Output Control hierbei durch seine hohe Flexibilität. Der Betreff sowie der Body der E-Mail können individuell gestaltet werden und auch die Nutzung von Variablen ist möglich.
Die Anwendung
Für die klassische Nachrichtenfindung stellt die Transaktion NACE den zentralen Zugang dar. Hier lässt sich beispielsweise festlegen, über welches Medium die Nachricht ausgegeben werden soll:
Zusätzlich können im dazugehörigen Customizing einige Einstellungen vorgenommen werden:
Die Ausgabeparameterfindung, also für das neue Output Control, erfolgt über die Transaktion OPD bzw. man wird zum SAP NetWeaver weitergeleitet. Hier werden die Regeln für jeden einzelnen Findungsschritt festgelegt, also zum Beispiel:
– Wann eine Ausgabe erfolgen soll
– Wer der Empfänger ist
– Über welchen Kanal die Ausgabe erfolgen soll
– Welche Formulare verwendet werden sollen
– Welche E-Mail Vorlage verwendet werden soll
Das Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das neue Output Management von SAP S/4HANA nicht darauf ausgelegt ist, NAST vollständig zu ersetzen. Dies liegt daran, dass lediglich der Ausgabeteil abgedeckt wird (Druck, E-Mail und teilweise EDI). Nicht in den Anwendungsbereich von Output Control fallen unter anderem Themen wie Systemintegration (ALE), Workflows und weitere spezielle Funktionen. Hier bleibt NAST also weiterhin das benötigte Tool. Auch BRF+ soll die Nachrichtensteuerung auch nicht ersetzten, sondern lediglich die Ausgabeparameterfindung vereinfachen.
Die meisten Vorteile sind zudem nur in der Cloud zu nutzen, allerdings kann es sich durchaus lohnen, auch On-Premise für bestimmte bzw. neue Dokumente das Output Control zu implementieren. Gerade die individuellen Gestaltungsmöglichkeiten bei ausgehenden E-Mails können eine Erleichterung darstellen.
Allgemein ist der Einsatz der SAP S/4HANA Ausgabesteuerung für Anwendungen, die bisher NAST nutzen, derzeit nur in Ausnahmefällen sinnvoll. Um Erfahrungen aufzubauen, ist es zu empfehlen, das neue Rahmenwerk parallel zur Nachrichtensteuerung zu verwenden.
