Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

PDF

Vollzeit
ab sofort
Unbefristet
Würzburg

Das erwartet dich

Du führst eigenständig Recherchen zu strategischen Themen durch und bereitest Entscheidungsvorlagen vor.
Du bastelst überzeugende Präsentationen für unseren CEO für verschiedene Anlässe (… und wirst hier inhaltlich natürlich von unseren Fachleuten unterstützt!).
Du kümmerst Dich um Projekte, die von der Geschäftsleitung angestoßen werden – diese können organisatorischer Natur sein (z. B. ein Büroumzug) oder inhaltlicher Art.
Du planst, koordinierst und organisierst Termine für die Geschäftsführung.
Wir schätzen Deine Ideen und Vorschläge – gestalte Prozesse aktiv mit.
… und: Du bist auch offen für andere Aufgaben links und rechts Deines Spektrums – wir sind ein kleines Team und hier packt jeder mit an 😊!

Das bringst du mit

Du zeichnest Dich durch eine eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise aus.
Du bist loyal und verschwiegen – als Vertrauensperson für unsere Geschäftsführung wirst Du viele Internas kennenlernen.
Du bist ein Organisationstalent und hast Kalender & Systeme im Griff.
Du bist umsetzungsstark und pragmatisch – Get things done 😊!
Du hast eine Affinität zum Consulting.
Du legst ein souveränes Auftreten und Zuverlässigkeit an den Tag.
Du bist fit in den gängigen Office-Programmen und kannst sichere Englisch-Kenntnisse vorweisen.

Jetzt bewerben!

Wir freuen uns auf deine Bewerbung.

Bewerbungsformular

Deine Benefits

Flexibilität & Work-Life-Balance

Freizeitausgleich, Homeoffice und
Teilzeitarbeit sind für uns selbstverständlich.
Leistungsorientiertes Gehalt

Durch unser variables Vergütungsmodell kannst du dich bei entsprechender Leistung über großartige Boni freuen.
Karrieremöglichkeiten

In den jährlichen 360° Bewertungen besprechen wir deine Entwicklung und stecken die Ziele ab, um den nächsten Karriereschritt zu gehen.
Firmenfitness

Deine Gesundheit ist uns wichtig. Deshalb bekommst du bei uns einen Fitness WellPass.
Kita-/Kindergartenzuschuss

Wir beteiligen uns an den monatlichen aufkommenden Kindergarten- oder Kita-Kosten, um deinen Familienwunsch zu unterstützen.
Modernes Arbeitsumfeld

Unsere bestens ausgestatteten Büros in Würzburg und München bieten ein professionelles Arbeitsumfeld.
BAV-Konzept + BU-Versicherung

Im Rahmen der betrieblichen Altersvorsorge bezuschusst die ososoft 100 %! Du kannst außerdem eine BU zu vergünstigten Konditionen abschließen.
Gratis Getränke & Obst

Regelmäßige Lieferungen von Obst, Snacks, Wasser und Softgetränken sind bei uns selbstverständlich. Auch Kaffee oder Tee werden zur Verfügung gestellt.
Events

Gemeinsame Events sind uns sehr wichtig. Die bringen uns auch gerne mal nach Österreich zum Skifahren oder auf Mallorca zum Relaxen!
Jobrad Option

Bleibe fit mit deinem individuell gewählten Jobrad!
Aus- & Weiterbildung

Wir bieten ein umfangreiches, firmeninternes Ausbildungsprogramm für Berater:innen und Entwickler:innen.
Familiäres Umfeld

Freu dich auf ein kollegiales und persönliches Miteinander.
Chancen für Quereinsteiger

Wir sind immer offen für neue Perspektiven und nehmen uns die Zeit, auch Quereinsteiger in unsere Aufgaben einzuführen.
Flache Hierarchien

Wir begegnen uns auf Augenhöhe und besprechen uns auf kurzem Wege.
Workation & Sabbatical

Arbeite vom Ausland aus oder nimmt dir eine verdiente Auszeit!

Deine Stelle als Assistenz der Geschäftsleitung

In dieser zentralen Position arbeitest Du eng mit der Geschäftsleitung zusammen und übernimmst eine Vielzahl verantwortungsvoller Aufgaben. Dabei hast Du die Möglichkeit, nicht nur Deine organisatorischen Stärken auszuspielen, sondern auch eigene Ansätze und Ideen einzubringen. Wenn Du Dich in einem dynamischen Umfeld entfalten möchtest, dann bist Du bei uns genau richtig!

So könnte ein typischer Tag als Assistenz der Geschäftsleitung bei ososoft aussehen:

Der Tag beginnt mit einem heißen Kaffee aus unserer ososoft-Maschine und einem motivierenden Meeting mit der Geschäftsleitung, in dem ihr aktuelle Themen und offene Aufgaben besprecht. Anschließend unterstützt Du bei der Erstellung einer Präsentation für einen wichtigen Kundentermin und stimmst Dich mit anderen Abteilungen zu offenen Fragen ab.

Am Mittag bereitest Du den Meetingraum vor und stellst sicher, dass Technik und Unterlagen einsatzbereit sind. Zwischendurch koordinierst Du Termine, prüfst wichtige Dokumente zur Freigabe und beantwortest eingehende Mails und Anrufe. Nach dem Meeting erstellst Du ein kurzes Protokoll und kümmerst Dich um Nachfassaktionen. Gegen Ende des Tages gehst Du gemeinsam mit der Geschäftsleitung die To-do-Liste durch, priorisierst offene Punkte und schließt den Tag ab – natürlich mit dem guten Gefühl, dass alles im Griff ist. 😊

Abends ist Entspannung angesagt: Du triffst Dich mit Deinen Kolleginnen und Kollegen zu einem Get-Together auf der Dachterrasse und lässt den Tag bei einem Kaltgetränk ausklingen.

Unsere Grundsätze im Recruiting

Ehrlichkeit:
Wir sprechen offen darüber, was es heißt, als Berater*in oder Entwickler*in zu arbeiten – mit allen Vor- und Nachteilen

Geschwindigkeit:
Auf Deine Bewerbung bekommst Du innerhalb von fünf Werktagen Feedback, ein Interview innerhalb einer Woche und eine Zu- oder Absage innerhalb von drei Werktagen nach dem Interview.

Transparenz:
Du darfst uns alles fragen und bekommst eine offene und ehrliche Antwort. Zusätzlich kannst Du Dir jederzeit ein Bild unserer Arbeit und Arbeitskultur live vor Ort machen.

Wann und wo kann ich meine Bewerbung einreichen?

Für unsere Jobs gibt es keine Bewerbungsfristen. Solange der Job angezeigt wird, kannst Du Dich schnell und bequem bewerben. Bewirb Dich am besten über unser Formular (Button „Jetzt Bewerben“) – dann landen die Unterlagen direkt auf unserem digitalen Schreibtisch!

Welche Unterlagen muss ich schicken?

Wir freuen uns über Deinen Lebenslauf. Alles andere (Anschreiben, Arbeitszeugnisse, Seminarbescheinigungen, Urkunden) ist freiwillig 😊.

Wie verläuft der Prozess?

Wenn wir der Meinung sind, dass es ein „Match“ sein könnte, stimmen wir per WhatsApp, telefonisch, per E-Mail oder Outlook einen Termin mit Dir ab – je nachdem, wie Du besser greifbar bist. Gut ist, wenn Du Deine Inbox checkst. Du erhältst final immer einen Outlook-Termin, den Du uns bitte bestätigst oder uns informierst, falls er nicht passt. Das erste Kennenlernen findet häufig – weil unkompliziert – per TEAMS statt.

Wie komme ich zu ososoft?

Viele Wege führen in unser tolles Office in der Beethovenstraße 5c in Würzburg 😊. Du kannst mit der Bahn kommen und in ca. 15 min vom Hauptbahnhof zu uns laufen. Per Straßenbahn erreichst Du uns mit der „Nr. 5“ Richtung Grombühl/Uniklinik, Ausstieg „Berliner Platz“. Wenn Du mit dem Auto kommst, kannst Du entweder an der Beethovenstraße parken (Achtung: in Richtung Berliner Ring teilweise kostenpflichtig), oder Du nimmst einen unserer ca. 20 beschilderten ososoft-Parkplätze.

Was soll ich anziehen?

Wir sind unkompliziert. Come as you are und wie Du Dich wohlfühlst – wir tun das auch. Je nach Tagesform und Terminlage kann das in Jeans und Sneakers sein oder es wird auch mal ein Sakko oder Blazer herausgeholt.

Wie läuft das Kennenlerngespräch?

Wir möchten Dich als Mensch kennenlernen – daher wollen wir uns mit Dir austauschen. Dies tun wir ganz locker, indem wir über Deine bisherigen beruflichen Erfahrungen, Deine Wünsche und auch mal über private Themen sprechen. Assessments und Prüfungssituationen wirst Du bei uns nicht finden. Wenn Du möchtest, zeigen wir Dir unsere Räumlichkeiten in einer kleinen Office-Tour – beim Schlendern durch unsere Büros kannst Du Arbeitsplätze und Kollegen und damit einen Teil unserer Kultur kennenlernen.

Wer ist beim Gespräch dabei?

Ein Gesprächspartner kommt immer aus dem Fachbereich – um Dir die wesentlichen Insights aus Consulting, Development etc. zu geben. Ein Gesprächspartner ist aus HR/Recruiting. Manchmal gesellt sich einer unserer Geschäftsführer dazu – je nach Position.

Wie kann ich mich vorbereiten?

Bring Deine Fragen mit! Unser Gespräch ist vor allem dazu da, dass auch DU entscheiden kannst, ob wir gut zusammenpassen. Frag alles, was Du wissen möchtest – und wir tun das auch.

... und nach dem Gespräch?

… melden wir uns innerhalb von drei Werktagen bei Dir mit einer Zu- oder Absage. Im Falle einer Zusage sprechen wir das Angebot mit Dir durch und klären noch offene Fragen. Und dann kann es hoffentlich schon bald losgehen 😊!

Was kann ich an meinem ersten Arbeitstag erwarten?

Wir starten gemeinsam mit einem HR-Onboarding. Du bekommst Deine Arbeitsgeräte, eine Einweisung in die wichtigsten Programme und richtest dann gemeinsam mit Deiner Führungskraft Deinen Arbeitsplatz ein. In den ersten Tagen und Monaten begleitet Dich ein Pate/Mentor, damit Du gut im Unternehmen „ankommst“ – und wir suchen regelmäßig das Gespräch mit Dir, um zu erfahren, wie es „läuft“.

Deine Ansprechpartner

Nina Vogel

HR Recruiterin
nina.vogel@ososoft.de

Nina Vogel ist seit 2023 Teil der ososoft und begann als Assistenz der Geschäftsführung sowie in der Vertriebsunterstützung. Heute verantwortet sie im HR-Bereich das Recruiting, Bewerbermanagement und die Organisation von Neueinstellungen.

Sie begleitet dich durch den gesamten Bewerbungsprozess und steht dir bei Fragen oder Anliegen jederzeit gerne zur Seite.