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11.10.2020 | Daniel Rösch
Die Bereiche Finance und Treasury stellen auch im neuen SAP S/4HANA System weiterhin einen wichtigen Bestandteil dar. Denn sind das interne und externe Rechnungswesen abgestimmt, erspart das den Unternehmen sehr viel Zeit und Geld. Um hier die neusten Einsichten und Erfahrungen eines SAP-Beraters zu erhalten, der sich seit Längerem aktiv mit den Themen beschäftigt, haben wir Dr. Alexander Dreher-Brockhoff, Manager bei der d-fine GmbH, interviewt. Die Ergebnisse des Interviews werden im folgenden Blogbeitrag zusammengefasst.
Die Herausforderung für das interne und externe Rechnungswesen war es seit jeher, die Daten aus den verschiedensten SAP-Komponenten zu kombinieren und abzustimmen. Dies umfasst nicht nur Komponenten der Logistik, sondern auch die innerhalb des Rechnungswesens, wie etwa die Anlagenbuchhaltung oder das Controlling. Insbesondere im Controlling erforderte dies einen wesentlichen Zeitaufwand bei den Abschlussarbeiten. Die Daten waren in den Modulen in unterschiedlichem Detaillierungsgrad und mit verschiedenen Strukturen abgelegt. Hinzu kamen voneinander abweichende Strategien, um gleiche Sachverhalte abzubilden. Hier sei die Anlagenbuchhaltung mit dem Beispiel der Abbildung verschiedener Währungen erwähnt. Um diese Unterschiede zu umgehen, wurden die Daten oft extrahiert und mit den unterschiedlichsten Werkzeugen konsolidiert. Mit der Integration aller Daten in eine umfassende Tabelle sollen diese Herausforderungen im Standard gelöst werden. Diese Tabelle ist die „ACDOCA“ - auch „Universal Journal“ genannt.
Alexander Dreher-Brockhoff berihtet uns, dass die Begrifflichkeit des Journals sich aus der klassischen Buchhaltung erklärt und „die Notierung der Geschäftsvorfälle in ihrem zeitlichen Verlauf“ bedeutet. Die Tabelle ACDOCA umfasst alle Geschäftsvorfälle des Rechnungswesens aus allen Teilbereichen in Form von Buchungszeilen. Die Daten, die bisher in unterschiedlichen Tabellen abgelegt wurden, werden in dieser einen Tabelle vereint. Dies führt zu einer Harmonisierung und Flexibilisierung des externen und internen Rechnungswesens. Der Abstimmaufwand entfällt und es wird weniger Speicherplatz benötigt.
Das Universal Journal kann in SAP S/4HANA verschiedene Währungen gleichzeitig fortschreiben. Dabei ist die 1. Währung die Hauswährung (Buchungskreiswährung) und die 2. Währung die des Kostenrechnungskreises. In den Buchungskreiseinstellungen für das Ledger erfolgt die Zuordnung der Ledger zu einem oder mehreren Buchungskreisen und es wird festgelegt, ob es sich um eine parallele Rechnungslegung mit Sachkonten handelt oder nicht. Es können pro Ledger und Buchungskreis zehn Währungen definiert werden.
Als einen weiteren Vorteil in S/4HANA nennt uns Alexander Dreher-Brockhoff die reduzierte Datenredundanz im FI/CO-Datenmodell (Aggregate/Summen, Indextabellen). Dadurch wird der Buchungsvorgang einfacher und schneller - es ist nur noch ein RW-Beleg vorhanden, der FI und CO kombiniert. Dadurch entfallen viele Schnittstellen, Redundanzen werden verringert und es ist ein generell einfacheres Reporting möglich. Auf Grundlage der bereits genannten Einzelpostentabelle ACDOCA können bisher notwendige Tabellenstrukturen entfallen: etwa die Summentabellen für die Optimierung der Auswertung oder die Indextabellen. Dadurch wird das Datenmodell wesentlich vereinfacht. Betrachtet man den Buchungsvorgang im Detail, wird deutlich in welchem Umfang diese Vereinfachungen auftreten.
Die bisherigen Tabellen, z.B. COSP (Primärkosten, Ist-Buchungen), COSS (Sekundärkosten, Ist-Kosten), FAGLFLEXT (neues Hauptbuch) für Summentabellen oder etwa BSIS (Sachkonten), BSID (Debitoren) für Indextabellen werden als Views abgebildet und können daher weiter für Auswertungszwecke genutzt werden. Da im Universal Journal die Granularität in der HANA Datenbank bis auf Einzelpostenebene geht, sind Drill-Downs automatisch bis ins Detail möglich.
Auf Grund der gesetzlichen Anforderungen für die internationale Rechnungslegung ist für viele Unternehmen eine parallele Rechnungslegung notwendig. Hierbei müssen zum einen unterschiedliche Bewertungsmethoden beachtet werden, zum anderen werden verschiedene Anforderungen an die Darstellung der Bilanzen gestellt. Dies wird in den jeweiligen Rechnungslegungsvorschriften definiert. SAP stellt für diese Problematik in S/4HANA die sogenannten Ledger zur Verfügung, erzählt uns Alexander Dreher-Brockhoff. Dabei bildet jedes Ledger einen Ausschnitt aus dem Universal Journal (Tabelle ACDOCA) und damit einen vollständigen Satz an Buchungen ab. Grundsätzlich kann dabei in folgende Ansätze unterschieden werden:
Dabei sind beide Varianten als gleichwertig zu betrachten. Zusätzlich zu den Standardledgern für die legale Bewertung (= Basisledger) können Erweiterungsledger eingerichtet werden, zum Beispiel für die Fremdwährungsbewertung und/oder Managementanpassungen. Dabei werden Deltawerte gespeichert. Die Erweiterungsledger verweisen jeweils auf ein Basisledger. Die Berichte zu den Erweiterungsledgern enthalten immer auch die Daten des referenzierten Basisledgers. Dabei können auch mehrere Erweiterungsledger auf ein Basisledger verweisen. Alle Daten werden dann auch im Universal Journal gespeichert.
Als nächster wichtiger Punkt ist das in SAP S/4HANA vorhandene „SAP Cash-Management powered by SAP HANA“ zu nennen. Dieses löst die bisherigen Funktionen des Cash-Managements komplett ab. Unter dem Begriff Cash-Management fasst man im SAP-Sprachgebrauch meist die Begriffe Tagesfinanzstatus, Liquiditätsvorschau und Liquiditätsplanung zusammen. Die Lösung erfordert eigene Lizenzgebühren, bietet allerdings als „Voll“-Version neben den Grundfunktionen unter anderem noch folgende Features an:
Zentrale Bankkontenverwaltung
Besserer Lebenszyklusmanagement für Bankkonten
Stammdaten werden vollständig von Geschäftsbenutzern gefüllt
Kurzfristige Finanzstatusanalyse
Durchführen und Verfolgen von Banküberweisungen
Mittel- und langfristige Liquiditätsvorschau
Ist-Cashflow Analyse
Eingebettete, laufende Liquiditätsplanung und Abweichungsanalyse
Die Bankkontenverwaltung ist über die FIORI Technologie zu steuern, erklärt uns Alexander Dreher-Brockhoff. Die Verknüpfung der Hausbanken mit dem eigentlichen Bankkonto erfolgt in SAP S/4HANA nämlich immer in der browserbasierten Nutzeroberfläche. Ab dem Release 1610 wird die Transaktion FI12 nun in die Transaktion FI12_HBANK umgeleitet. Hier ist es möglich die Hausbanken als Stammdaten anzulegen. Die Verknüpfung zum Hauptbuch (Konnektivitätspfad) erfolgt weiterhin nur in FIORI.
Ebenfalls relevant und ein wichtiges Thema in S/4HANA ist SAP CO-PA. Die kalkulatorische CO-PA (Profitability Analysis, deutsch „Rentabilitätsanalyse“) nutzt bisher noch alte Tabellen, was die Vorteile von HANA nicht vollends hebt. Die buchhalterische CO-PA ist über das Universal Journal (ACDOCA) zwar nicht so flexibel, da z.B. keine kalkulatorische Zinsen berechnen werden können. Aber der große Vorteil besteht darin, dass die Funktionalität des COGS-Splits, von Abweichungskategorien und der Berücksichtigung des Kundenauftragseingangs bereits umgesetzt sind und neben den echten Konditionen auch statische Konditionen gebucht werden können – mit Hilfe des „Predictive-Ledgers“.
Das zugehörige Predictive Accounting basiert auf dem Konzept des Erweiterungs-Ledgers, das sogenannte Predictive- oder auf Deutsch das Prognose-Ledger. Dabei handelt es sich um ein spezielles Nebenbuch, in welchem die prognostizierten Ergebnisse strukturell, genau wie die historischen Ist-Daten, abgelegt sind.
Wenn ein Kundenauftrag angelegt wird, simuliert das Predictive Accounting den Warenausgang sowie die Rechnung und triggert nachfolgende Finanzprozesse, wie zum Beispiel die Aufteilung der Kosten des Umsatzes. Die Ergebnisse der Simulation werden dann als Buchungsbelege im Prognose-Ledger abgelegt. In der App „Bilanz/GuV anzeigen“ können die entsprechenden Belege einfach anhand eins Präfixes vor der Beleg-ID identifiziert werden. Später, wenn Wareneingang und Rechnungsstellung tatsächlich stattgefunden haben, werden die simulierten Buchungen storniert und die tatsächlichen Belege für Wareneingang und Rechnung gebucht.
Für Predictive Accounting in SAP S/4HANA gibt es zwei analytische Apps: In der App „Kundenauftragseingang – Predictive Accounting“ kann der Auftragseingang durch Betrachtung der prognostizierten Buchungen aus unterschiedlichen Blickwinkeln und Detailtiefen heraus analysiert werden.
Im Bereich Controlling gibt es eine neue, wesentliche App: die Universal Allocation Applikation. Für das Hauptbuch des Finanzwesens, die Kostenstellen- und Profitcenterrechnung, die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung sowie für die Komponente des Joint Venture Accounting gab es bisher verschiedenste Transaktionen (ca.120) für die Umlage und Verteilung von Plan- und Ist-Kosten. Mit dem S/4HANA 1909 Release wurde schließlich die Funktion der Universal Allocation zur Verfügung gestellt.
Diese beinhaltet folgende 3 Grundfunktionen:
Das Ziel ist, dass die genannte Vielfalt der bisherigen Transaktionen von diesen Funktionen abgelöst werden. Diese drei Grundfunktionen sollen die bisher bewährte Strategien und Arbeitsmethoden in das Umfeld der SAP S/4HANA Architektur integrieren und für den Benutzer eine übersichtliche Arbeitsoberfläche zur Verfügung stellen. Über grafische Auswertungen kann eine Nachvollziehbarkeit der Werteflüsse bereitgestellt werden. Während der Ausführung der Umlagen beziehungsweise Verrechnungen können auch Funktionen der Simulation genutzt werden, um mögliche Ergebnisse vorherzusehen.
Das letzte Modul, das wir mit Alexander Dreher-Brockhoff im Rahmen des Interviews betrachtet haben, ist das SAP Treasury Modul. Dieses ist kein Add-on System, sondern im S/4HANA integriert, allerdings muss dieses als zusätzliche Lizenz erworben werden. Hier ist das „Exposure Management 2.0“ zu erwähnen. Dieses sammelt die mit einem Währungsrisiko behafteten zukünftigen ein- und ausgehenden Zahlungen des Unternehmens. Diese Zahlungsströme sind entweder schon konkret mit Umfang und Zeitpunkten feststehende Zahlungen oder aber auch nur geplante Zahlungen. Das Exposure Management 2.0 unterstützt dabei, die Risiken aus den Zahlungsströmen sichtbar zu machen und bietet die Integration mit dem Hedge Accounting für Exposures an. Dort können die Risiken im Rahmen eines Sicherungsplans über geeignete Sicherungsgeschäfte im "Transaction Manager" abgesichert werden, erzählt uns Alexander Dreher-Brockhoff.
Darüber hinaus gibt es ein neues Hedge Management Cockpit. Mit diesem erhält man eine Übersicht der Devisen-Exposures, zugehörige Sicherungsinstrumente und Sicherungsbeziehungen in einem Sicherungsbereich. Mit den berechneten Kennzahlen können Ausnahmesituationen wie Übersicherungen gekennzeichnet werden.
Neben den schon genannten Änderungen und Verbesserungen finden sich auch eine generelle Automatisierung bei den Finance Prozessen (Stichwort Abstimmbuchungen) aber auch die verbesserte Nutzung auf mobilen Devices durch FIORI Applikationen und Oberflächen, die „responsive“ sind. Mit S/4HANA kommt natürlich auch die HANA Datenbank und dadurch die erhöhte Geschwindigkeit.
SAP FI/CO und SAP Treasury bleiben weiterhin besonders relevante Module des SAP Systems und wurden mit genannten Neuerungen erheblich verbessert. Die Einführung eines neuen FI hilft natürlich immer bei:
Dabei ist automatisch das neue Hauptbuch (inklusive Online-Beleg-Split) und die neue Anlagenbuchhaltung verfügbar, falls dieses bisher noch nicht vorhanden war.
Das Interview hat uns - und nun hoffentlich auch unseren Lesern - einen vertieften Einblick in die Finance und Treasury Thematik mit S/4HANA gegeben. An dieser Stelle nochmal ein Dankeschön an Dr. Alexander Dreher-Brockhoff für die wertvollen Informationen.
Bei weiteren Fragen zum Thema kontaktieren Sie uns – wir sind gerne für Sie da.