Business Partner im S/4HANA

Was ist der Business Partner und warum ist er so wichtig?

Unter dem „Business Partner“ (BP) wird eine Person, Organisation, Gruppe von Personen oder Gruppe von Organisationen verstanden, an der ein Unternehmen ein geschäftliches Interesse hat.

Die Einstellung des Business Partner ist eine zwingende Voraussetzung bei der Einführung von SAP S/4HANA. Aus diesem Grund sollte ein besonderer Fokus auf eine angemessene und erfolgreiche Umsetzung gelegt werden.

Durch den Business Partner wachsen für eine bessere Übersichtlichkeit Lieferanten- und Kundenstämme eines Geschäftspartners zusammen. Dabei sollte die Möglichkeit genutzt werden, Altdatenbestände aufzuräumen und Bestände an Business Partnern zu konsolidieren. Bestehende Lieferanten, Kunden und Stammdaten sollten dabei geprüft und konsolidiert werden. Auch thematisch zusammengehörende Business Partner sollten zusammengefasst werden.

Wodurch unterscheidet sich das BP-System von SAP S/4HANA vom bisherigen R/3?

Die Tabellen zu Kreditoren und Debitoren aus R/3 bleiben im S/4HANA erhalten, es erfolgt lediglich eine andere Zuordnung unter den Business Partner. Während im R/3 die jeweiligen Tabellen den einzelnen Objekten zugeordnet werden, werden in S/4HANA die einzelnen Tabellen den Rollen zugeordnet.

Das Tabellen-Mapping folgt vom R/3 zu S/4HANA nach folgendem Schema

Folgende Abbildung zeigt, wie die Zuordnung bisher – also vor der Einführung von SAP S/4HANA – ausgesehen hat:

Durch SAP S/4HANA werden die Transaktionscodes (Bei Customer: FD01, VD01, XD01 oder bei Vendor: FK01, MK01, XK01) durch die Einführung des Business Partners irrelevant und fallen daher weg. KNA1, KNB1, KNVV oder LFA1, LFB1, LFM1 stellen die einzelnen Tabellen dar.

In SAP S/4HANA werden zentrale Daten (Name, Adresse, Bankverbindung, Beziehungen) lediglich in den Stammdaten des Business Partners gepflegt und von dort aus an die Kreditoren- und Debitorenstammdatensätze transferiert.

Durch S/4HANA treten grundlegende Änderungen in Kraft. Folgende Schritte beziehen sich auf die darauffolgende Übersicht:

1. Bevor ein Geschäftspartner einer Rolle zugewiesen werden kann, muss dieser erst als Business Partner im System hinzugefügt werden. Zur Erstellung eines Business Partners werden seine zentralen Daten benötigt. Diese allgemeinen Daten werden bereits vor dem Anlegen eines Kunden oder Lieferanten hinzugefügt, um beispielsweise detaillierte Dokumente für Verkaufs- oder Einkaufsangebote im Vorhinein erstellen zu können.
2. Dem Geschäftspartner wird für die allgemeinen Daten die Rolle 000000 zugeordnet.
3. Im Gegenzug wird ihm eine BP-ID zugewiesen.

Sind diese Schritte erfolgt, können dem Business Partner verschiedene Rollen hinzugefügt werden. Folgende Abbildung verdeutlich zwei Beispielszenarien:

Szenario 1: Der Geschäftspartner nimmt ein Verkaufsangebot an

Im ersten Szenario nimmt der Geschäftspartner ein Verkaufsangebot an, was bedeutet, dass er in diesem Fall ein Kunde (Customer) des Unternehmens wird. Für die „Company oder FI view“ ist dann die Rolle FLCU00 auszuwählen während im Sinne der „Sales & Distribution view“ die Rolle FLCU01 maßgeblich ist.

Szenario 2: Das Unternehmen kauft bei dem Geschäftspartner ein

Da das Unternehmen in diesem Szenario bei seinem Geschäftspartner einkauft, ist der Geschäftspartner als Lieferant (Vendor) einzustufen. Folglich werden für die „Company or FI view“ die Rolle FLVN00 und für die „Purchasing view“ die Rolle FLVN01 ausgewählt.

Wie in folgender Darstellung verdeutlicht, synchronisiert das System die Informationen aus dem BUT000 mit den Daten aus den alten CVI-Tabellen (KNA1, KNB1, KNVV oder LFA1, LFB1, LFM1), indem Informationen aus den alten Customer-Vendor-Integration (CVI) Tabellen gezogen werden. Die Kreditoren oder Debitoren werden also über die CVI erzeugt.

Hauptelemente des Business Partners

Business Partner Category:

Die Business Partner Kategorie (Account) gibt an, ob es sich bei einem Geschäftspartner um eine Organisation, Privatperson oder Gruppe handelt.

Bei der Erstellung eines Business Partners ist eine BP-Kategorie auszuwählen. Je nach Kategorie sind bestimmte Felder auszufüllen. Die fest vorgegebenen Namensfelder unterscheiden sich je nach Typ.

Business Partner Grouping:

Bei der BP-Erstellung wird über das BP-Grouping der interne oder externe Nummernkreis festgelegt. Ein Nummernkreis hilft, einzelnen Datenbankeinträgen zu betriebswirtschaftlichen Objekten (wie z.B. Einkaufsinfosätze, Belege oder Adressen) Nummern zu vergeben. Hier im Customizing wird außerdem festgelegt, ob die Nummern intern oder extern vergeben werden:

Bei der internen Nummernvergabe werden die Nummern vom System vergeben während bei der externen Nummernvergabe selbst Nummern vergeben werden können.

Das BP Grouping ist eindeutig pro Geschäftspartner, d.h. es erfolgt genau ein Grouping pro Business Partner.

Business Partner Role:

Durch BP-Rollen lassen sich Geschäftspartner betriebswirtschaftlich klassifizieren. Sie orientieren sich an den Geschäftsvorgängen und spiegeln gleichzeitig deren Funktionen wider. Sie steuern, ob ein BP über die CVI einen Kunden oder einen Lieferanten erzeugt. Es sind mehrere Rollen pro Geschäftspartner möglich. Allgemeine Daten werden allerdings nur einmal angelegt.

Die Business Partner Rolle steuert den Status der Felder (optional/verpflichtend/ausgeblendet).

Im System werden Geschäftspartnerrollen über das rot umrahmte Feld angelegt.

In der Rolle 000000 können unter folgenden Reitern allgemeine Daten bezüglich des Geschäftspartners hinterlegt und bearbeitet werden:

Wird eine andere Rolle (bspw. FLCU00 = Kunde-Finanzbuchhaltung) ausgewählt, werden die allgemeinen Daten des Geschäftspartners aus der Rolle 000000 für diese Rolle übernommen. Zusätzlich stehen weitere Reiter zur Bearbeitung von Debitorendaten bereit:

Für Lieferanten wird in entsprechender Weise vorgegangen.

Geschäftspartnerbeziehungen:

Geschäftspartnerbeziehungen bilden die relevante Verbindung zwischen zwei Geschäftspartnern ab. Sie sind also dafür gedacht, Verknüpfungen zwischen Geschäftspartnern zu definieren.

Auf diese Weise können u.a. Konzernhierarchien abgebildet werden, was für Bereiche wie Reporting, Kreditmanagement oder Compliance nützlich sein kann.

Beziehungen werden über den Reiter „Beziehungen“ bearbeitet. Für das Anlegen einer Beziehung ist die Zuordnung zu einem Geschäftspartner-Beziehungstyp erforderlich. Es ist möglich, Beziehungen durch Anfangs- und Enddatum zeitlich abzugrenzen.

Der Locator im Business Partner

Der Locator im Business Partner wird je nach Belieben im schmalen, Vollbild- oder ausgeblendeten Modus verwendet.

Über die Registrierkarte „Suche“ kann eine Suche nach Geschäftspartnern oder Geschäftspartnertypen (Accounts) gestartet werden. Durch verschiedene Suchkriterien lässt sich die Suche weiter einschränken:

In der Registrierkarte „Arbeitsvorrat“ werden über „Meine Objekte“ diejenigen Geschäftspartner angezeigt, die der Bearbeitende selbst in seine Liste der persönlichen Objekte hinzugefügt. „Zuletzt bearbeitete Objekte“ werden über den gleichnamigen Menüpunkt angezeigt.