Die Umstellung des Business Partners in 6 Wochen

Das Geschäftspartnermodell kennen einige Unternehmen bereits aus ihrem SAP CRM oder SAP SRM System. Hier war bzw. ist die Verwendung von Business Partnern (BP) bereits notwendig. Für die Umstellung auf S/4HANA wird die Nutzung von BP für die gesamten Lieferanten- und Kundenstammdaten verpflichtend. Wem der Begriff Business Partner bzw. Geschäftspartner noch nicht geläufig ist oder sich näher damit auseinandersetzen möchte, kann sich in unserem Blog-Beitrag Business Partner im S/4HANA dazu informieren. Die einzelnen Schritte der Business Partner Einführung sind im Beitrag Geschäftspartnereinführung – ein wesentlicher Schritt zur S/4 HANA-Einführung zu finden.

In diesem Artikel wollen wir darstellen, wie eine BP-Migration innerhalb von 6 Wochen möglich ist. Bei einer so straffen Zeitplanung wird die Unterstützung des kompletten Unternehmens vorausgesetzt.

Die Umstellung auf den BP kann grob in drei Phasen gegliedert werden:

1. 1. 1. Vorbereitung
      2. Durchführung
      3. Nacharbeiten

Schritt 1: Vorbereitung

Einer der ersten Schritte bei der Einführung des BP sollte die Analyse des IST-Zustandes sein. Da der Zeitpunkt der Umstellung auf den BP auch eine Möglichkeit ist die ein oder andere Neustrukturierung durchzuführen, sollte die aktuelle Situation kritisch hinterfragt werden und nicht lediglich eins-zu-eins nachgebildet werden. Für diesen Schritt werden etwa zwei Wochen der Projektzeit eingeplant.

Bei der Analyse der IST-Situation sollten einerseits die Informationen aus dem System betrachtet werden, andererseits sollten gleichzeitig die betroffenen Fachbereiche in Workshops über aktuelle Prozesse befragt werden. Relevante Fachbereiche sind z.B. MM, SD und FI.

Dabei sollte man sich unter anderem folgende Fragen stellen: Welche Kontengruppen auf Debitoren- und Kreditorenseite werden genutzt? Welche Nummernkreise werden verwendet und werden diese extern oder intern vergeben? Außerdem sollte geprüft werden, welche Partnerrollen im System benutzt werden und ob Hierarchiebeziehungen bestehen.

Bei der Voranalyse sollten aber auch technische Prüfungen nicht außer Acht gelassen werden. Eigenentwicklungen und Schnittstellen spielen ebenso eine Rolle wie Erweiterungen an Standardtransaktionen. Falls Erweiterungen in Form von Z-Tabellen und Z-Feldern vorhanden sind, muss geprüft werden ob diese Tabellen bei der Umstellung wegfallen.

Anhand der Informationen aus der Analyse kann das BP-Konzept erstellt werden. Hierzu muss bestimmt werden welche Business-Partner-Rollen benötigt werden. Durch BP-Rollen lassen sich Geschäftspartner betriebswirtschaftlich klassifizieren. Das häufigste Szenario sind die Benutzung der Lieferantenrolle (FLVN01) und der Kundenrolle (FLCU01).

Ein wesentlicher Punkt bei der Erstellung des BP-Konzeptes ist die Customer Vendor Integration (CVI). Das Konzept wird in einem früheren Blog-Beitrag erklärt. Die BP-Gruppierungen definieren, ob der Business Partner mit einer externen oder einer internen Nummer versehen wird. Je nach Ausrichtung des Unternehmens bietet es sich an bei der Entscheidung darauf zu achten, ob dieses ein kundenzentriertes oder ein lieferantenzentriertes Unternehmen ist. Besitzt das Unternehmen bspw. mehr Kunden als Lieferanten, sollte die bestehende Kundennummer führend werden und der allg. Business Partner ebenfalls diese Nummer bekommen. Ist der Kunde gleichzeitig ein Lieferant, kann dieser mit seiner externen Nummer an den Business Partner gehängt werden. Außerdem kann es sinnvoll sein die verwendeten Nummernkreise länderübergreifend zu harmonisieren und sprechende Nummern zu verwenden.

Für die Erstellung des BP-Konzeptes wird eine Woche eingeplant. Es sollte damit bereits während der Analyse der Ist-Situation begonnen werden.

Schritt 2: Durchführung

Ist das BP-Konzept erstellt und die technischen Risiken eingeschätzt, müssen die Ergebnisse umgesetzt werden. Für das Customizing werden 5 Werktage veranschlagt. Dies setzt einen gut durchdachten Stand des Konzeptes voraus. Ein anschließend erster Test des Customizings sollte auf 3 Tage beschränkt werden und anschließend mit der Teilmigration der ersten Datensätze begonnen werden. Bei der Teilmigration fallen unter Umständen noch Fehler im Customizing auf, weshalb hier ein relativ großer Zeitraum veranschlagt wird.

Ist die Teilmigration erfolgreich so kann der komplette Datenstand auf den Business Partner migriert werden.

Schritt 3: Nacharbeiten

Nachdem die Daten migriert wurden sollte ein ausgiebiger Test stattfinden, ob die getätigten Einstellungen korrekt sind. Hierfür sollte sich intensiv Zeit genommen werden, um spätere Nacharbeiten zu minimieren.

Nacharbeiten bezüglich des Berechtigungswesen wie Rollenanpassungen werden in diesem Konzept der Umstellung nicht berücksichtigt. Die Anpassung der Berechtigungen kann in einem separaten Teilprojekt erfolgen.

Fazit

Kein Unternehmen kann sich langfristig vor der Umstellung des Business Partners drücken. Es ist ein obligatorischer Schritt für die Zukunft. Die Umstellung kann aber als ein Teilprojekt zur Überführung auf S/4HANA gesehen werden, was die spätere Zeitachse entzerrt.

Komplexere Dublettenprüfungen sowie Data-Cleaning-Ansätze oder Validierungsverfahren sollten bereits von Beginn an berücksichtigt und eingeplant werden.

Wir bei der ososoft GmbH haben einen Migrationsleitfaden entwickelt, der die Umstellung deutlich erleichtert. Zu den Features zählen unter anderem die automatische Prüfung und Migration der Z-Felder, das Vorbereiten der Customer Vendor Integration und die Bereinigung von Altdaten.

Schauen Sie sich gerne auf unserer Webseite dazu um oder kontaktieren Sie uns bei weiteren Fragen - unsere Berater helfen Ihnen gerne weiter!