Geschäftspartnereinführung – ein wesentlicher Schritt zur S/4 HANA-Einführung

Einführung

Ein obligatorischer Schritt bei der Einführung eines S/4HANA Systems ist die Konfiguration der Business Partner (BP). Einen genauen Überblick, was der BP ist und wie er sich vom Modell im SAP R/3 unterscheidet, finden Sie in unserem Blogbeitrag „Business Partner im S/4HANA“.

In diesem Beitrag geht es darum, welche Schritte für die Umstellung nötig sind und wieso es empfehlenswert ist, diese bereits im SAP R/3 durchzuführen.

Warum ist die Vorbereitung des Business Partners ein wichtiger Schritt im Hinblick auf die S/4HANA-Einführung?

In vielen Fällen ist es sinnvoll den BP bereits in seinem R/3-System für den Wechsel auf S/4HANA vorzubereiten. Schon in SAP R/3 gab es die Möglichkeit den Business Partner zu nutzen. Dieser wurde allerdings häufig nicht eingerichtet, stattdessen wurde weiterhin das klassische Lieferanten- und Kundenstammdatenkonzept genutzt. Durch eine Einstellung des BP im R/3-System, können bei der tatsächlichen Überführung in S/4HANA Aufwände gespart und die Komplexität reduziert werden.

Das nachfolgende Schaubild zeigt die Zusammenhänge des Business Partners mit den relevanten Objekten Lieferant, Kunde, Werk und Adresse. Der zentrale Ausgangspunkt ist die Tabelle BUT000 (GP: Allgemeine Daten I).

Schritte für die BP Umstellung

Zu Beginn sollte die aktuelle Situation im System detailliert betrachtet werden und eine IST-Analyse der gegenwärtigen Kunden- und Lieferantenstammdaten durchgeführt werden. Dabei ist es wichtig, die genauen Verwendungen dieser Stammdaten im Unternehmen zu identifizieren. Daneben werden zusätzliche Kundenanforderungen aufgenommen, die in der zukünftigen Version des BP vorhanden sein sollen, bzw. benötigt werden. Dieser Schritt kann grob in vier Schritte geteilt werden:

• • • Workshops: Um alle relevanten Daten für die Umstellung des BP zu generieren, muss man sich mit verschiedenen Fachbereichen zusammensetzen. Hierzu gehören in diesem Fall jegliche Abteilungen, die etwas mit Geschäftspartner-/ Kunden- und/oder Lieferantenstammdaten zu tun haben, unter anderem FI/CO, MM, SD und WM bzw. EWM.

• • • Technische Analyse Z-Felder: Bei den Terminen mit den Fachbereichen werden sicherlich einige Besonderheiten zum Vorschein kommen, wie zum Beispiel selbst entwickelte Felder (Z-Felder). Diese müssen bei der Umsetzung des BP-Konzeptes berücksichtigt werden und an geeigneter Stelle eingefügt werden. Hierbei ist es wichtig den richtigen Verweis auf die richtige Tabelle (z.B. BUT000, BUT0BK, KNA1, LFA1, etc.) zu setzen. Zu beachten sind außerdem Abhängigkeiten zwischen Feldern und Funktionen.

• • • Technische Analyse Z-Entwicklungen: Neben zusätzlichen Z-Feldern fallen unter Umständen auch Eigenentwicklungen bei den Workshops auf, die Lieferanten- und/oder Kundenstammdaten verarbeiten. Auch diese müssen im Hinblick auf das neue Datenmodell rund um den Business Partner berücksichtigt werden.

• • • Technische Analyse Schnittstellen: Benutzt das Unternehmen weitere Systeme, die auf die Kunden oder Lieferanten zugreifen oder Daten einspeisen, sollten benötigte Schnittstellen überprüft werden. Es ist zu klären, welche Umsysteme Informationen in welchen Abständen verarbeiten und wie diese technischen Schnittstellen genau aufgebaut sind.

Nachdem die Anforderungen technisch analysiert wurden, findet nun auch eine fachliche Beurteilung statt. Dabei kann man sich die Frage stellen, welche Business-Partner-Felder tatsächlich benötigt werden und somit entwickelt bzw. gecustomized werden müssen und welche nicht.

Customer-Vendor-Integration

Nachdem die IST-Analyse abgeschlossen ist, müssen die Voraussetzungen für den BP geschaffen werden. Ein wichtiger Punkt dabei ist die Customer-Vendor-Integration (CVI), ohne deren Aktivierung eine Umstellung auf den Business Partner nicht möglich ist. Bei der CVI handelt es sich um die Integration des Kunden bzw. Lieferanten zum Business Partner. Dies soll die Konsistenz der Daten erhöhen. Um die CVI in SAP zu integrieren, müssen vorbereitende Schritte getätigt werden: der erste Punkt hierbei ist die Aktivierung der CVI und die Überprüfung des richtigen Customizings. Wir empfehlen, dass die Geschäftspartner-ID identisch mit der Kunden- und Lieferanten-ID ist. So ist direkt die Verbindung zwischen diesen unterschiedlichen Objekten zu erkennen. In diesem Schritt können Sie sich Gedanken zu den Nummernkreisen machen.

Mit dem CVI_MIGRATION_PRECHK kann die konsistente Datenhaltung überprüft werden. Es müssen außerdem verschiedene Business Functions aktiviert werden (u.a. CA_BP_SOA, VENDOR_SFWS_SC1, VENDOR_SFWS_SC2), um den BP mit dem Lieferanten zu synchronisieren. Des Weiteren müssen noch erforderliche Funktionsbausteine (u.a. MERGE_BUPA_CENTRAL, MERGE_BUPA_FINSERV) aktiviert werden.

Business Partner Konzept

Durch die vorbereitenden Schritte ist bereits eine grobe Struktur für den BP entstanden. Für das BP-Konzept sollte neben den BP-Rollen und dem BP-Grouping auch die Feldsteuerung sowie die zusätzlichen Z-Felder und Z-Tabellen definiert werden. Die Feldsteuerung ist auf unterschiedlichen Ebenen möglich, wie z.B. Mandant, BP-Rolle oder auch sehr detailliert über die Kontengruppe. Dabei ist es möglich, Felder ein- oder auszublenden bzw. diese als Mussfelder zu deklarieren. Auch das Löschen ganzer Sektionen ist teilweise möglich.

Darüber hinaus werden die Beziehungen und Hierarchien definiert. Ein besonderes Augenmerk muss dabei auf die BP Hierarchie gelegt werden. Diese existiert zwar in SAP R/3, im S/4HANA allerdings nicht mehr. Deshalb ist es sinnvoll direkt mit Kunden- und Lieferantenhierarchien (VDH1 und MKH1) zu arbeiten und keine BP-Hierarchien in SAP R/3 einzustellen. Neben den Hierarchien können außerdem noch Beziehungen zwischen Geschäftspartnern hergestellt werden. Diese benötigen allerdings kein Customizing, sondern die Verbindung wird direkt im Geschäftspartner zugewiesen.

Die Schritte des Konzeptes müssen im Anschluss praktisch umgesetzt werden. Eine im Rahmen eines solchen Vorprojekts wichtige und notwendige Aufgabe ist bei allen Schritten eine ausführliche Dokumentation.

Synchronisation / Migration

Nach diesen durchgeführten Schritten wird für die Umstellung eines R/3-Systems auf ein S/4HANA-System lediglich die Synchronisation der Daten benötigt. Stammdatensynchronisation kann über das Synchronization Cockpit mit der Transaktion MDS_LOAD_COCKPIT gestartet werden. In dieser Transaktion ist auch eine Nachbearbeitung von Fehlern möglich. Datenmigration kann entweder über die LSMW oder ihren Nachfolger LTMC gemacht werden. Über die LTMC können sowohl Daten aus Fremdsystemen als auch eines SAP System migriert werden. Wir sprechen eine klare Empfehlung für die LTMC aus.