SAP Activate – das S/4HANA Einführungsframework von SAP, Teil 1

Auf die allgemein vorherrschende Meinung, dass SAP Einführungsprojekte aufwendig, langwierig und des Öfteren zum Scheitern verurteilt sind, reagiert SAP mit „SAP Activate“. SAP Activate ist eine standardisierte Vorgehensweise, die Kunden nun helfen soll, SAP S/4HANA schnell, kosteneffizient und erfolgreich einzuführen. Was hinter dem Framework steckt, wird in dieser Serie zum Thema erklärt.  

Die genannten Vorurteile sind den meisten Beratern aber auch Anwendern im SAP Umfeld bekannt. Von entsprechend gescheiterten, beziehungsweise sehr aufwendigen, wenig erfolgreichen Projekten haben viele bereits gehört. SAP will hierauf mit dem eigens entwickelten Framework SAP Activate reagieren. Dies ist eine standardisierte Vorgehenswiese bei S/4HANA Einführungen. Meist werden diese Frameworks dann angeboten, wenn die einzuführende Software/Vorgehensweise sehr komplex ist. In der IT-Branche sind hier beispielsweise vor allem die Frameworks zur umfangreichen Einführung von agilen Arbeitsmethoden bekannt. Bei SAP ist dies ebenfalls durch den großen Umfang an Modulen und Funktionen der Fall.  

SAP Activate soll also genau dieses Vorurteil aus der Welt schaffen und dabei helfen, SAP einfacher, übersichtlicher und schneller einzuführen. Doch wie genau funktioniert das? Dazu sollten zu Beginn die drei Grundprinzipien betrachtet werden.  

Die drei Grundprinzipien 

SAP Activate baut auf den drei Grundprinzipien „SAP Best Practices, Guided Configuration und SAP Activate Methodology“ auf.  

Die „Best Practices“ basieren auf SAPs langjähriger Erfahrung und den daraus entstandenen Geschäftsprozessen, welche für S/4HANA optimiert worden sind. Diese Prozesse können im „Best Practice Explorer“ eingesehen werden und enthalten etwa Bausteine, Scope-Elemente, Testskripte und vordefinierte Load-Templates für die Datenmigration. Insgesamt sollen diese dabei helfen, Zeit und Kosten der Implementierung zu minimieren, indem eine Referenzlösung als Ansatzpunkt zur Verfügung gestellt wird.  

Die „Guided Configuration“ hilft dabei, das Customizing wesentlich zu erleichtern. Diese besteht aus geführten Konfigurationen, die für den Standard ausgelegt sind – etwa den genannten Best Practice Prozessen. Da Kunden jedoch sehr häufig spezielle Anforderungen haben, können diese nach weiteren, individuellen Prüfungen nachgezogen werden. Durch diesen Konfigurationsleitfaden sind die Grundeinstellungen jedoch deutlich vereinfacht durchzuführen und helfen Kunden sowie den Beratern maßgeblich.  

Schließlich vervollständigt die „SAP Activate Methodology“ die Grundprinzipien. Die SAP-Activate-Methodik ist die Projektimplementierungsmethode der nächsten Generation, die für die Implementierung und Bereitstellung von SAP-Innovationen und -Lösungen verwendet wird. Die SAP Activate Methodik ist agil und verfolgt einen iterativen Ansatz zur kontinuierlichen Verbesserung und Bereitstellung, um die Projektqualität und den Erfolg zu steigern. Die Methodik stellt generell und auch in dieser Serie dazu das umfangreichste und relevanteste Thema dar.  

Die sechs Phasen von SAP Activate 

Zu genau dieser SAP Activate Methodik gehören die im Umfeld besonders bekannten „sechs Phasen“. In diese wurde die gesamte Einführung von SAP aufgeteilt: 

Im Laufe dieser Phasen soll dabei auf die kundenspezifischen Prozesse eingegangen werden und die Kunden sollen eine sehr hohe Beteiligung im Projektgeschehen einnehmen – jedoch liegt der Fokus bei SAP Activate auch klar auf der Standardisierung. Es werden also nicht die genauen, aktuellen Prozesse der Unternehmen aufgenommen und mit S/4HANA umgesetzt, vielmehr soll geprüft werden, was wirklich nötig ist und wie man durch das Standardisieren effizienter arbeiten kann. Wie man den Namen der Phasen bereits teilweise entnehmen kann, decken diese die komplette Projektlaufzeit vom Beginn bis zum Abschluss ab.  

Die Discover Phase 

In dieser ersten Phase beginnt der Kunde mit der Suche nach der richtigen SAP Lösung für sein Unternehmen. Hier werden häufig auch kostenlose Testzugänge auf ein SAP Trail-System genutzt, um zu erkennen, wie diese den eigenen Anforderungen gerecht werden. Um bei diesem Findungsprozess professionelle Hilfe zu erhalten, gehen die meisten Unternehmen bereits auf entsprechende Beratungshäuser zu. Diese können bei der Analyse der zur Auswahl stehenden Lösungen maßgeblich helfen. Das Beraterteam definiert hierbei auch gemeinsam mit dem Kunden die Systemarchitektur und entscheidet, welche Implementierungsstrategie verfolgt werden soll. Business User können in dieser Phase den Business Case für Implementierung und Deployment von S/4HANA vorbereiten. 

Die Prepare Phase 

Diese Phase dient zur Vorbereitung des Projektes für einen reibungslosen Start. Da hier bereits grundlegende Entscheidungen getroffen und festgehalten werden, ist diese Phase für den Kunden sowie für die Berater von hoher Relevanz. Die SAP Lösung mit dem zugehörigen System wird aktiviert und benötigte Ressourcen für das weitere Projekt werden eingeplant und definiert. Hierzu gehören neben den Mitarbeitern des Beratungshauses auch die Mitarbeiter der Fachabteilungen des Unternehmens. Ergebnis ist ein ausgearbeiteter Projektplan mit Rollen und Verantwortlichkeiten, sowie dem Projektteam, dem Projektsteuerungsverfahren und der Eskalationsmatrix. Ein Plan für die Transition und ein Sandbox-System basierend auf den Best Practices sollte zusätzlich zur Verfügung stehen. Zum Abschluss dieser Phase können bereits erste Anforderungen erhoben werden. Auf der Grundlage der Antworten müssen die Berater die nächste und wahrscheinlich wichtigste Phase der SAP Activate-Methodik planen – die Erkundungsphase. 

Die Explore Phase 

In der Erkundungsphase werden die endgültigen Geschäftsprozesse festgelegt – hier arbeiten Kunde und Berater sehr eng zusammen. Da SAP Activate auf den SAP Standard abzielt, werden hier zu Beginn die Best Practices vorgestellt. Im nächsten Schritt werden die bisherigen Prozesse des Kunden betrachtet und es wird diskutiert, wie das Unternehmen sein Geschäft mit den Best Practices abbilden kann. Dies erfolgt im Rahmen von Workshops zur Verifikation der Lösung und von Fit-Gap-Analysen und Fit-to-Standard-Analysen. Zusätzliche Anforderungen werden in eine Liste von Requirements als Backlog aufgenommen. Hierfür kann das Backlog Dokument von SAP Activate verwendet werden.  

Zusätzlich werden in dieser Phase die Migrationsvorlagen betrachtet. Hierfür gibt es mit Activate von SAP erarbeitete Standard-Vorlagen, die es den Beratern vereinfachen, den Migrationsplan zu erstellen. Die Vorlagen bieten hierfür ein gutes Grundgerüst, auf dem aufgebaut werden kann. Auch kann bereits mit der Datenkonsolidierung, -bereinigung und -formatierung begonnen werden, sodass die später auf das neue System zu übertragenden Daten von guter Qualität und richtig formatiert sind. Auch ein Teil der Endanwender des Kunden erhalten erste Zugänge zum System und können sich mit dem System vertraut machen – hierdurch werden die Schlüsselanwender identifiziert, es wird eine Analyse des Lernbedarfs der Endanwender durchgeführt und ein Lernplan für die Schlüsselanwender erstellt, die während der Projektlaufzeit zum Erfolg des Systems beitragen werden. 

Betrachtet wurden somit die ersten drei Phasen von SAP Activate. Anschließend folgen die Phasen „Realize“, „Deploy“ und „Run“.  

Aussicht  

In diesem ersten Beitrag der Serie konnten wir Ihnen hoffentlich einen ersten Überblick über SAP Activate verschaffen. Im weiterführenden Beitrag werden dann die verbleibenden drei Phasen genauer erläutert, das Zusammenspiel aller betrachtet und der Roadmap Viewer eingeführt. Falls Ihnen also dieser erste Artikel zum Thema gefallen hat, schauen Sie wieder vorbei oder abonnieren Sie unseren Blog, um keine Beiträge mehr zu verpassen!