SAP FI/CO – Umstellung auf das neue Hauptbuch unter S/4HANA

Das neue Hauptbuch ist nicht so neu, wie es klingt. Die Möglichkeit der parallelen Rechnungslegung mithilfe des Neuen Hauptbuchs besteht seit 2005. Seit dem 01.01.2005 sind deutsche börsennotierte Unternehmen verpflichtet, ihre Jahresabschlüsse nicht nur nach lokalem Recht, sondern auch nach internationalen Vorschriften wie IFRS oder US-GAAP aufzustellen. Nun wurde mit SAP S/4HANA die Abbildung verschiedener Rechnungslegungsvorschriften im System grundlegend erleichtert. Im Folgenden soll dieser Blogbeitrag die Verbesserungen zum bisherigen Neuen Hauptbuch erläutern und erklären, welche Schritte bei der Umstellung durchzuführen bzw. zu beachten sind.

Änderungen in SAP S/4HANA

Das Universal Journal

Mit SAP HANA als In-Memory-Datenbank wurde die Architektur des Finanzwesens und seines Datenmodells überdacht. Neben der Abschaffung der Summensatz- und Indextabellen wurde eine gemeinsame Datengrundlage für das Rechnungswesen und Controlling geschaffen – das Universal Journal (Tabelle: ACDOCA). In diesem werden alle Daten der Hauptbuchhaltung, der Ergebnisrechnung, des Controllings, des Material-Ledgers und der Anlagenbuchhaltung gespeichert.

Zudem wurde der Funktionsumfang erhöht. Es kann nun mit Erweiterungs-Ledgern und flexiblen Währungen in der ACDOCA gearbeitet werden. Das Erweiterungs-Ledger speichert Bewertungsunterschiede zu einem zugrundeliegenden Basisledger und kann beispielsweise für das Controlling oder Reporting verwendet werden.

Folgende Vorteile hat die Datenspeicherung im Universal Journal:

• • • Harmonisierung des externen und internen Rechnungswesens
    • Erhöhte Flexibilität bei Reporting und Analyse
    • Kein Abstimmungsaufwand zwischen Haupt- und Nebenbüchern
    • Reduzierter Speicherplatz

Verzicht auf Index- und Summensatztabellen

Um eine einfachere Datenhaltung mit SAP HANA zu gewährleisten, wurde im SAP Finance auf die Summensatz- und Indextabellen verzichtet. Summensatztabellen werden zur Aggregation von Einzelposten für eine jeweilige Periode verwendet, womit das Reporting im SAP ERP beschleunigt werden konnte, was jedoch zu Abstimmungen zwischen Sumensätzen und Einzelposten führte. Indextabellen werden dagegen für mehrmalige Selektionen nach Buchungskreisen  genutzt. Um zu vermeiden, dass die alten SAP-Standardprogramme und kundeneigene Programme funktionsunfähig werden, werden Compatibility Views (Kompatibilitäts Views) bereitgestellt, um lesenden Zugriff auf die ersetzten Tabellen zu haben.

Zuvor gab es verschiedene Herausforderungen, wie bspw. die Abstimmungsarbeiten zwischen den Nebenbüchern und dem Hauptbuch, die unterschiedlichen Detaillierungsgrade von Informationen oder die unterschiedlichen Strategien für die Abbildung eines Sachverhalts. Allerdings wird auch unter S/4HANA das Hauptbuch an sich – also die Tabelle ACDOCA – mit der Transaktion FINS_REC abgestimmt (SAP190 und TFC_COMPARE_VZ wurden abgeschafft).

Konvertierung des Finanzwesens von SAP ERP auf SAP S/4HANA aus Sicht der Buchhaltung

Das neue Hauptbuch muss für die Konvertierung zu SAP S/4HANA nicht aktiviert werden, da SAP S/4HANA Finance bereits hierauf basiert. Das Vorgehen kann in fünf Hauptpunkte gegliedert werden: Vorbereitung, Installation, Customizing, Datenmigration und Nachbereitung.

Vorbereitung

Die Vorbereitungsphase umfasst die Planung, die Prüfung der Systemvoraussetzungen sowie den SAP Readiness Check. Wichtig hierbei ist die Festlegung, ob die Konvertierung auf Basis der System Conversion („Brownfield Ansatz“) oder einer Landscape Transformation realisiert werden soll. Des Weiteren darf die Analyse der kundeneigenen Entwicklungen und deren Anpassung und Migration nicht vergessen werden. Außerdem müssen Abstimmungen und Aktivitäten für den Periodenabschluss abgeschlossen sein sowie Auswertungen für das Reporting zusammengestellt werden.

Installation

Mit dem Software Update Manager wird die Installation von S4/HANA durchgeführt. Das System speichert in dieser Phase Index- und Summentabellen automatisch.

Customizing

Anschließend werden im Customizing alle kundenspezifischen Einstellungen vorgenommen. Dies betrifft hauptsächlich die Hauptbuchhaltung, die Accrual Engine (Werkzeug zur Berechnung und Erzeugung von Abgrenzungsbuchungen, welches bspw. beim Jahresabschluss verwendet wird), die Anlagenbuchhaltung, das Controlling, die Hausbankkonten und das Kreditmanagement.

Datenmigration

Im Anschluss können alle Finanzdaten migriert und bereinigt werden. In den meisten Fällen betrifft dies alle Daten im Hauptbuch, in der Anlagenbuchhaltung, im Controlling, im Material-Ledger, im Kreditmanagement und im Hausbankbereich. Des Weiteren müssen Abstimmungen und Prüfungen während und nach der Migration stattfinden, um die korrekte Überleitung der Daten sicherzustellen.

Nachbereitung

Zuletzt müssen Fälligkeits- und Gegenkonten aktiviert sowie Daten aus der Accrual Engine migriert werden. Während der gesamten Dauer des Projekts sollten laufend Schulungen für Mitarbeiter bzw. Key-User gehalten werden.

Fazit

Mit der Einführung des Universal Journals und der damit einhergehenden Konsolidierung der Daten für das Rechnungswesen und des Controllings vereinfacht sich die Abstimmungs- und Buchungsarbeit grundlegend. Es empfiehlt sich das Finanzwesen schnellstmöglich auf SAP S/4HANA umzustellen, denn nicht nur der Alltag rund um die Abschlussperioden kann effizienter gestaltet werden, sondern auch die Umstellung nimmt stellenweise viel Zeit in Anspruch.

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